Was ist Microsoft Planner?
Für welche Unternehmen ist der Microsoft Planner sinnvoll?
Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, welches Unternehmen dabei behilflich ist, Tätigkeiten und Projekte optimierter zu planen und zu beobachten. Es ist mühelos zu bedienen und gestattet es, die Arbeit besser zu organisieren. Für wen die Cloud-Software-Methode attraktiv ist, was der Microsoft Planner genau kann und ob sie DSGVO-konform ist, lesen Sie in diesem Text.
Teamarbeit simpel gemacht: Das ist das Ziel von Microsoft Planner. Das Tool gibt den Anwendern eine Möglichkeit in die Hände, mit der sie die Zusammenarbeit und alle anfallenden Aufgaben bequem verwalten wie auch einsehen können. Mit Planner kann eine Gruppe einfach neue To-dos erzeugen, Aufgaben sortieren und zuweisen, Dokumente freigeben, gegenwärtige Tätigkeiten im Chat diskutieren sowie sich über Fortschritte auf dem Laufenden halten. Kurzum: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten erstellen, zuweisen sowie beobachten. Ebenso lassen sich Kommentare wie auch Anhänge hinzufügen, um die Tätigkeit noch optimierter zu planen.
Den Microsoft Planner zu verwenden ist eine großartige Gelegenheit, um die Leistungsfähigkeit im Unternehmen zu verbessern. Es ist ein simples und intuitives Tool, das jedem Kollektiv helfen kann, Aufgaben zu konzipieren, zu ordnen und zu beobachten. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Aufgaben in übersichtliche Auflistungen segmentieren wie auch Fälligkeitsdaten bestimmen, welche Nutzer immer transparent im Blick haben und an deren Einhaltung sie über individualisierbare Benachrichtigungen erinnert werden.
Microsoft Planner ist für sämtliche Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Das Programm ist verfügbar für Windows und auch Mac, als Web-Anwendung für den Browser sowie auch für mobile Endgeräte (Android & iOS).
Die Funktionen von Microsoft Planner im Check:
• Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben & Terminen
• Administration aller Aufgaben zentral an einem Ort
• Planung von Teamarbeit
• Zuteilung von Aufgaben
• Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
• Kommunikation und Dialog mit anderen Benutzern
• Einfügen und Freigeben von Dateien
• Erstellung und Erfüllung von Checklisten
• Statusverfolgung über visuelle Diagramme
• Sichere Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
• Kostenlos erhältlich für Business-Abonnenten von Microsoft 365
Welche Vorteile bietet Microsoft Planner?
Ist Microsoft Planner an und für sich das gleiche wie Microsoft To-Do? Ganz eindeutig: Nein. Microsoft To-Do ist auch eine Software-Option von Microsoft, in der Tat ist jene eher als einfache To-Do-Liste für einzelne Personen passend. To-Do ist in dessen Vielschichtigkeit sowie in dessen Features deutlich minder umfangreich und auch nicht für Gruppenarbeit geeignet. Der Microsoft Planner dagegen ist ideal tauglich für Projekte von kleineren bis mittelgroßen Teams. Für hochkomplexe Projekte oder besonders große Projektteams bietet es sich möglicherweise eher an, die Option Microsoft Project Online einzusetzen, da der Planner hier irgendwann an die Limitierungen stößt.
Microsoft Planner begünstigt übrigens agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es bietet beispielsweise ein Kanban-Board, auf dem sich Aufgaben ganz mühelos per Drag & Drop hin- oder herschieben lassen. Seine volle Kompetenz bringt die Lösung, wenn es im Team eingesetzt wird. Insbesondere für kleine oder mittelständische Unternehmen kann Planner eine Chance sein, die Leistungsfähigkeit zu steigern und den Austausch im Team deutlich zu verbessern.
Vergleichen lässt sich das Aufgabentool von Microsoft am meisten mit Software-Möglichkeiten wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu diesen hat der Planner aber den immensen Benefit, dass dieser nahtlos integrierbar ist in das Microsoft-System – es gibt daher gegebene Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams. Für Firmen, welche also bereits eines oder eine Vielzahl jener Programme einsetzen, ist der Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Softwarelandschaft. Auch weil der Einsatz als Besitzer eines Business, Enterprise oder Education Office 365-Abonnements kostenlos ist, sodass keine zusätzlichen Lizenzkosten entstehen für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.
DSGVO & Microsoft Planner: Passt das zusammen?
Wer darüber nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabenplaner einzusetzen, ist mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ohnehin schon Microsoft 365 Kunde und hat sich mit den damit eintreffenden Datenschutzthematiken beschäftigt. Für alle 365-User, welche sich dem Thema DSGVO noch nicht gewidmet haben, sei hier deutlich angemerkt, dass sie das dringend machen sollten, insofern ein Einsatz von Microsoft 365 ohne bestimmte Handlungen nicht zwangsläufig rechtens ist nach europäischem Recht.
Wir raten allen Microsoft 365-Kunden unbedingt eine Risikobewertung zu machen und außerdem im Hinblick auf den Datenschutz eine strenge Konfiguration des Services zu leisten. Soll heißen: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Services, die Sie nicht unbedingt benötigen. Und, was durchaus schwieriger, doch wesentlich wichtiger ist: Deaktivieren Sie sämtliche Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden.
Wer bereits seine Hausaufgaben gemacht hat, der kann beim Einsatz von Planner beruhigt durchatmen: Die Daten von Microsoft Planner werden in Irland und/oder den Niederlanden gespeichert, also in der EU. Ein minimales Restrisiko dafür, dass möglicherweise personenbezogene Daten unrechtmäßig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, verbleibt dennoch. Dieser Punkt ist allerdings bei Einsatz der Alternativen zu Planner, also Trello, Asana und Co., ganz vergleichbar.