Der Klassiker, wenn es um Präsentationen geht: PowerPoint unter der Lupe

Wenn es um das Präsentieren geht, ist PowerPoint die erste Software, welche einem in den Kopf kommt: Ganz gleich, ob es um Vorträge vor zahlreichen Zuschauern geht, eine kleine Vorstellung von Zwischenergebnissen in einem Vorhaben, ein Veranschaulichen von Messzahlen im Geschäftsführermeeting oder aber die Vortragsreihe von akademischen Befunden. Doch was steckt alles in diesem Programm, das etwa 30 Mio Mal am Tag weltweit für PowerPoint-Präsentationen angewendet wird? Wir werfen einen Blick hinter die Kulissen der Computersoftware, welche den Overhead-Projektor (glücklicherweise) in die hintere Ecke verbannt hat.

Die Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft gehört außer Word und Excel zu den am häufigsten genutzten Services des Microsoft-Office-Pakets. PowerPoint ist nicht bloß für Windows, aber ebenfalls für macOS und als mobile Anwendung erhältlich. Und was kann diese Computersoftware? Also, in PowerPoint erstellt man auf allgemein so bezeichneten Folien – der Overhead-Projektor grüßt – beliebige Inhalte, welche sich dann via Beamer oder Bildschirm einem Auditorium zeigen lassen. Hierbei kann man außer textlichen Inhalten auch Fotos sowie Videos auf den Folien einfügen. Dank verschiedener Möglichkeiten zur Animation kann man ein perfektes Timing zwischen Gesprochenem sowie Gezeigtem erreichen. Im Gegenteil zu den Folien eines Overhead-Projektors ist PowerPoint daher interaktiver und wesentlich dynamischer. Es wird verwendet, um die Worte des Präsentierenden zu unterstützen oder ergänzend dazu Informationen zu visualisieren, beispielsweise in Gestalt von Tabellen, Ablauf-Diagrammen oder Fotos. Obendrein gewiss bietet PowerPoint dabei auch unzählige Möglichkeiten, jeder Präsentation einen individuellen Anstrich zu geben.

Ein Stück Software-Geschichte: Wie PowerPoint zu Microsoft kam

Im April 1987 wurde eine erstmalige Ausführung der Präsentationssoftware, welche wir heute als PowerPoint kennen, von den beiden Softwareentwicklern Bob Gaskins und Dennis Austin veröffentlicht. Dennoch damals noch mit dem Markennamen „Presenter“ und nicht für oder von Microsoft, sondern für den Apple Macintosh.

Nur drei Jahre nach dem Release, im Mai 1990, erschien ihre erste Windows-Version von PowerPoint unter dem bekannten Markennamen. Was war in der Zwischenzeit geschehen?

Noch im selben Jahr, als die Ursprungssoftware Presenter für den Mac erschienen war, demzufolge 1987, übernahm Microsoft die Firma Forethought Inc., welche das Computerprogramm entwickelt hatte. Der Kaufpreis: Rund 14 Mio Dollar. Microsoft erkannte offensichtlich sofort das große Potenzial der Computersoftware, schützte sich deshalb bereits wenige Monate nach ihrer Veröffentlichung die Rechte an der Vermarktung sowie Fortentwicklung der Präsentationslösung – noch bevor eigentlich ersichtlich war, ob diese Applikation ein Gewinn werden würde.

Obwohl PowerPoint seit Jahren der Marktführer in Sachen Präsentationssoftware ist, verfügt auch Apple seit 2003 über ihr gutes Konkurrenzprodukt: Keynote. Diese Computersoftware besticht insbesondere durch seine Einfachheit sowie Anschaulichkeit in der Benutzbarkeit. Als kostenlose Option zu PowerPoint ist Impress als Bestandteil von OpenOffice und LibreOffice geschätzt, das von der Handhabung zwar sehr an Microsofts Präsentationslösung angelehnt ist, doch bei Weitem keinesfalls denselben Funktionsumfang besitzt. Wer Wichtigkeit auf eine deutsche Computersoftware legt, dem sei das Programm Presentations als Bestandteil der Softmaker-Office-Suite geraten.

Was PowerPoint so beliebt macht: Das alles steckt in der Präsentationssoftware

Seit vielen Jahren gehört Microsoft PowerPoint neben Word und Excel zu den am häufigsten genutzten Programmen in Unternehmen – auch wie übrigens auch im privaten Feld. Wir wissen bereits, dass man mit PowerPoint Präsentationen erstellen kann. Aber was bedeutet das genau? Gibt es womöglich Funktionen, welche man sogar als Anwender, welcher die Software regulär nutzt, vielleicht noch gar nicht kennt?

Also, wussten Sie zum Beispiel, dass man in PowerPoint statistische Ergebnisse aus Excel direkt einbinden kann in Form von anschaulichen Diagrammen oder Tabellen? Oder, dass man Folien auch alleine in Word übernehmen sowie dort damit weiterarbeiten kann? Diese diversen Nutzungen aus der Office-Familie lassen sich ideal verbinden.

Ebenso eine bedeutende Besonderheit: Die Aufzeichnungsmöglichkeit. Auf diese Weise lassen sich Präsentationen mitschneiden und darüber hinaus im Nachgang ein weiteres Mal ansehen oder können von Personen angeschaut werden, die bei der tatsächlichen Darstellung nicht dabei sein konnten. Plus für sämtliche Experten sei zusätzlich ergänzt, dass PowerPoint sich mittels VBA-Script darüberhinaus vollständig an eigene Erfordernisse anpassen lässt und man Prozesse automatisieren kann.

Fun Fact: Es gab im Übrigen niemals eine Office-Version 13 – eine solche wurde bezüglich Bedenken wegen Triskaidekaphobie, also der Angst von Menschen vor der Zahl 13, ohne Zögern schlichtweg übersprungen. Bedeutet: Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) kam Version 14 (Microsoft Office 2010).

5 Tipps für bessere PowerPoint Präsentationen

Eine in PowerPoint erstellte Präsentation kann noch so toll gestaltet sein – wenn der Redner den Inhalt nicht angenehm rüber bringt, ist die Präsentation am Ende trotzdem nicht gut. Die Software kann demnach generell bloß dabei helfen, den Content verständlicher zu machen oder Gesagtes zu veranschaulichen. Außer einer optimalen PowerPoint-Präsentation verlangt es für einen wirklich gelungenen Vortrag also besonders einer guten Redekunst des Vortragenden – nichts ist einschläfernder als ein Referent, welcher lediglich Inhalte von Folien abliest, welche dazu noch mit Unmengen an Text überfüllt sind…

Ein Erfolgsrezept für eine gute PowerPoint-Präsentation gibt es bedauerlicherweise nicht, hierfür sind die Einsatzzwecke der Software schlichtweg zu unterschiedlich. Die folgenden Empfehlungen helfen aber dennoch, bei der bevorstehenden Vorführung beim Publikum zu punkten – und gleichzeitig wertvolle Zeit bei der Erstellung der ppt-Datei zu sparen:

Folienmaster nutzen: Über einen Folienmaster lassen sich aktuelle Folienvorlagen für PowerPoint anfertigen, die im Corporate Design des Unternehmens designed sind. Es dreht sich hierbei um wiederkehrende Details wie das Logo, das sich zum Beispiel auf allen Folien oben in der Ecke befindet, auch wie eine einheitliche Definition von Farbtönen und Schriftarten auf allen Folien. Einmal erstellt, lassen sich durch Folienmaster PowerPoint-Präsentationen unter Einhaltung des Corporate Designs mit einheitlichem Erscheinungsbild im Schnellverfahren erstellen.

Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Statt schnell nur von einer zur nächsten Folie zu springen, kann man in PowerPoint zwischen verschiedenen Arten von Übergängen auswählen. Die Computersoftware bietet allerlei unterschiedliche Übergänge an, wie man diese auch von Computerprogrammen für Diashows oder auch von Videoschnittprogrammen kennt. Verbunden mit der Möglichkeit, Bewegtbilder für jede Form von Objekten entwerfen zu können, kann die PowerPoint-Präsentation gesamt etwas ruhelos werden. An dieser Stelle gilt: Weniger ist besser. Ein bewusst eingesetztes Zoomen im exakt richtigen Moment beispielsweise kann die Zuschauer absolut beeindrucken sowie den Fokus der Konzentration ganz gezielt auf etwas lenken– ständig wechselnde Übergänge bei jeder Folie dagegen stören eher und wirken unseriös.

Vorlagen verwenden: Microsoft bietet ebenso für PowerPoint etliche Motive mit unterschiedlichen Designs für jeden Anlass an, die man als Nutzer gratis benützen kann. Diese Präsentationsvorlagen reichen von sachlich-schlicht über modern bis hin zu blumig oder beherbergen verschiedene Design-Details wie Beispielzeitachsen oder Infografiken, welche an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können.

Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Besonders, wenn etliche Fotos oder Videos im Game sind, können PowerPoint-Dokumente tatsächlich mal äußerst groß werden. Das ist unpraktisch, wenn man die Präsentation etwa per E-Mail versenden möchte. Man kann die Dimension von PowerPoint-Dateien ohne Qualitätsverlust komprimieren, indem man die hierin enthaltenen Bilder, Videos und Audios komprimiert, 3D-Modelle beseitigt (jene sind äußerst ressourcenintensiv), die ppt-Datei in ein PDF-Dokument verwandelt oder die Datei am Ende „zippt“. Wie dies genau geht, kann man beispielsweise hier nachlesen.

Einen Presenter nutzen: Normalerweise schaltet man per Maus oder Tastatur zur nächsten Präsentationsfolie. Wer etwas mehr Freizügigkeit für mehr Gestikulation braucht, dem sei der Gebrauch eines Presenters geraten. Das ist eine kleine Fernbedienung, mit der man auf die nächste Folie zappen kann, ohne sich nahe des PC’s zu befinden. Solche Geräte sind schon für ein paar Euro zu haben, wirken sich dennoch in der Regel ausgesprochen positiv auf die Vortragsweise aus.

Schriftarten einbetten: Da hat man eine perfekt formatierte Präsentation erarbeitet, öffnet sie an einem anderen PC als gewohnt und stellt geschockt fest: Alles ist verrutscht, die davor ausgesuchte Schrift wurde durch eine Standard-Font verdrängt. Der Grund: Es wurde eine benutzerdefinierte Font benützt, die auf dem PC nicht installiert ist. Um das Problem zu lösen, ohne auf persönliche Schriften verzichten zu müssen, kann man die Schriftarten einbetten. Dazu geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt dort die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, wählt dabei noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und übernimmt die Änderungen mit einem Klick auf „OK“. So sieht die Präsentation auf jedem PC genau so aus, wie man will.

Möchten Sie PowerPoint in Ihrem Unternehmen noch besser einsetzen und professionellere Ergebnisse erzielen? Oder haben Sie Fragestellungen zum Einsatz der Präsentationssoftware? Dann kontaktieren Sie uns gerne.