Was ist Microsoft OneDrive und wie lässt es sich nutzen?
Dropbox, Google Drive, iCloud und mehr – Cloud-Dienste gibt es heutzutage viele. Die Option von der Marke Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt nennt sich OneDrive. Was kann OneDrive? Punktet die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Bewährt sich der Service tendenziell für private oder für geschäftliche Zwecke? Wir haben OneDrive einmal unter die Lupe genommen…
Mit Hilfe des von Microsoft angebotenen Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage uploaden – oder, wie es so schön lautet: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien ablegen, sodass diese ortsungebunden auf Abruf sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, die erhältlich ist für WindowsPhone, iOS und Android. Mit OneDrive hat man daher Fotos sowie Dateien überall und auf jedem Gerät parat – super praktisch!
Ein Cloud-Speicher ist allerdings nicht nur sinnvoll, um von allerorts auf Daten zugreifen zu können: Besonders im Falle eines Verlusts oder Defekts des Endgeräts ist es sehr kostbar, wenn alle relevanten Dateien an einem anderen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gespeichert sind. Eine Funktion, die sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente und andere geschäftliche Dateien enorm von Nutzen ist. Ein Backup wird dadurch dennoch nicht ersetzt.
Damit ständig alle Daten überall synchron sind, kann man völlig simpel einen sobezeichneten OneDrive-Ordner auf dem Computer anlegen. Sämtliche Dateien, welche in diesen Ordner geschoben werden, befinden sich dann automatisch in der OneDrive-Cloud. In dem Moment wo Daten an einem beliebigen Speicherort hinzugefügt, verändert oder gelöscht werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf jeglichen anderen Speicherorten. Einzige Voraussetzung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.
Für einen optimalen Wechsel mit anderen, lassen sich Dateien und Fotos aus OneDrive problemlos teilen – ob das Geburtstagsfoto des Enkels, das man der Oma senden möchte, oder der Geschäftsbericht, den man dem Arbeitgeber zur Durchschau zukommen lassen will. Anstatt eine Datei via E-Mail zu verschicken oder diese auf den USB-Stick zu ziehen und auf diese Weise für ein Duplikat der Datei zu sorgen, wird diesem, dem man das jeweilige File zur Verfügung stellen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht super direkt und sorgt gleichzeitig dafür, dass keinerlei vermeidbare Kopien von Dateien angefertigt werden.
Tipp: Wenn Sie Windows 10 verwenden, ist OneDrive bereits auf Ihrem PC installiert. Unter einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download
Was kann die Business-Variante von OneDrive?
Ergänzend zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft auch ein Produkt mit dem Namen „OneDrive for Business“ an. Hierbei handelt es sich um einen Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde und demnach optimal auf die Zusammenarbeit in Teams individualisiert wurde. Die Cloud-Option beruht im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit verschiedenen Personen an ein- und demselben Dokument miteinander wirken – Co-Authoring nennt man die effiziente Vorgehensweise, die tolles Teamwork der Zukunft realisierbar macht.
OneDrive arbeitet Hand in Hand mit den Microsoft Applikationen – besonders mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Nutzer A in OneDrive abgelegt hat, von Nutzer B via Browser eingesehen und überarbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint eingerichtet haben muss auf dem PC. Und Nutzer C kann vom anderen Ende der Erde dabei zusehen und die Änderungen kommentieren. Jene Möglichkeiten erleichtern die Teamarbeit immens, vor allem in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und der andere Teil Mac-User sind. Infolge der automatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso alle Kollegen bei einer kollaborativen Arbeit immerzu die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neuste Versionsstände beziehen zu müssen.
Zusätzlicher Pluspunkt von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung zur Verfügung. Nutzer können also alte, vorher abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, welche in OneDrive sind, rekonstruieren. Standardmäßig werden die letzten 500 Versionen eines Dokuments im Background ganz von allein gesichert und können bei Bedarf nochmals genutzt werden.
Wie sicher ist Microsoft OneDrive?
Zunächst einmal muss man akzeptieren, dass für eine Methode wie OneDrive, in der empfindliche, vertrauliche Daten gespeichert sind – egal ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datensicherheit eine wesentliche Rolle hat. Ebenso muss nachvollziehbar sein, wer (jedenfalls theoretisch) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.
Wie ist der Status Quo? Nun, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einstmals gespeichert auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu schützen. Wer die Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln möchte, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker hilfreich sein als Erweiterung für den sicheren Einsatz von OneDrive im Unternehmen. OneDrive for Business bietet auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass bloß autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können – eine fortschrittliche und allgemein als sicher eingestufte Option, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zutritt zur OneDrive-Cloud verwehren kann. Außerdem eine simple, aber wichtige Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und selbige periodisch ändern.
An welchem Ort sind die Daten gelagert? Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, die in OneDrive liegen, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht äußerst bedenklich zu begutachten, besonders hinsichtlich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Gebrauch wäre damit für europäische Firmen nicht denkbar, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Stand der Dinge. Daher werden die Daten sämtlicher Firmen, welche OneDrive for Business verwenden, und ihren Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gelagert.
Wer genaue Informationen sucht, an welchem Ort Microsoft welche Daten speichert, wird auf jener Seite fündig. An dieser Stelle sind sämtliche Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden folglich nur in Deutschland gehostet.
Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken kritisiert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business jedoch nicht vorwerfen – auch wenn das Unternehmen den Firmensitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an dieser Stelle gesagt, dass Microsoft sich durch Bestätigung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Maßnahme dient dazu, Dateien ausfindig zu machen, die „unangemessene“ Inhalte zeigen. Findet der Microsoft-Crawler Informationen, welche gegen die Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in der persönlichen OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern somit beispielsweise das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf denen das Kind logischerweise nackt ist, könnte dies unter Umständen zu einer Sperrung des Kontos leiten – über einen vollautomatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik könnte das jeweilige Foto aufgespürt und als inadäquat eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwiefern jene verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und rechtlich überhaupt erlaubt sind, wird schon seit längerer Zeit geführt – bis jetzt mit verschiedenartigen Resultaten. Doch Fakt ist: Wer OneDrive verwendet, der stimmt dem Gebrauch dieser Technik und dem vollautomatischen Scan der eigenen Daten zu – dies sollte man wissen, wenn man das Tool nutzt oder plant, es einzusetzen.
Wenn Sie Motivation haben, OneDrive in Ihrem Betrieb einzusetzen, sprechen Sie uns gerne an. Wir können Sie im Handling mit OneDrive schulen, unterstützen bei der Anpassung des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business sicher einsetzen. Außerdem unterstützen wir bei Bedarf beim Datenumzug und dem Einrichten einer Ablagestruktur – um was es auch geht: Wir sind Ihr Ansprechpartner rund um Microsoft OneDrive!