Microsoft Teams – Die Software Nr. 1 für die Zusammenarbeit im Home Office
Die Corona-Pandemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Angebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor jeher. Obgleich im November 2019 rund 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams verwendeten, stiegen die Werte ab März 2020, also ab Anfang der im Grunde weltweit geltenden Verpflichtung bzw. Empfehlung zum Home-Office, kontinuierlich rasant an. Rund ein Jahr danach, im April 2021 verbucht die Software ganze 145 Millionen Nutzer täglich – ein in der Tat explosionsartiger Zuwachs. Doch warum hat die Plattform im Grunde durch die Einführung des Home-Office so extrem profitiert? Über welche Funktionen verfügt Teams? Und ist die Teamlösung überhaupt sicher?
Microsoft Teams ist eine Computersoftware, welche kleine wie auch größere Personengruppen oder auch Abteilungen dabei hilft, effizient und nachvollziehbar im Kollektiv zusammenzuarbeiten. Das Tool ist demnach eine Kommunikations-, Aufgaben-, Besprechungs- sowie Termin-Plattform in einem. Alle in MS Teams geteilten Daten sind immer allen Teammitgliedern (je nach ihrer Berechtigungen) bereit und lassen sich wesentlich verändern sowie im Sinn der Durchsichtigkeit von jedem kommentieren. Mit Teams wird es möglich, gemeinsam im Kollektiv an Dokumenten zu arbeiten, Video- und Telefonkonferenzen abzuhalten darüber hinaus zu kommunizieren – ob 1:1 oder in Personengruppen. Damit erklärt sich zudem, warum MS Teams im Verlauf der Corona-Pandemie sowie der dadurch verursachten Tätigkeit aus dem Home-Office raus so einen extremen Zulauf an frischen Benutzern hatte: Die Software hat absolut alles, was man benötigt, um als Gruppe digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 herausgebrachte Software empfiehlt sich dabei übrigens für sämtliche Unternehmensgrößen – vom Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was wiederum ein weiterführender Erfolgsfaktor des Kollaborationstools wäre.
Microsoft Teams ist Baustein der Abonnements von Microsoft 365. Verfügbar ist MS Teams für Windows, macOS und Linux ebenso wie iOS und Android – es funktioniert nämlich sowohl auf Computern als auch via mobiler App auf Smartphones und Tablets.
Die Funktionen von Teams im Detail
Der Name der Computersoftware lässt es bereits annehmen – Teams sind bei der gleichnamigen Microsoft-Software eindeutig im Mittelpunkt. Diese Teams können Abteilungen oder Projektteams sein, welche lang, mittel- wie auch bloß spontan existieren. Neben Teilnehmern aus dem individuellen Unternehmen können auch externe Individuen Teil eines solchen Teams sein, beispielsweise Dienstleister, Partner oder auch Kunden. Des Weiteren können Gruppen, so heißen solche Einheiten in Microsoft Teams, offen wie auch verschlossen sein – offenen Gruppen kann jeder beitreten, zu ungeöffneten Gruppen erhalten Sie nur Zugang, wenn ein Nutzer der Gruppe Sie einlädt.
Neben Gruppen gibt es in Teams auch Kanäle – das sind die Plätze, an welchen Gruppen sich austauschen, Dokumente und Notizen speichern, Termine einrichten wie auch vieles mehr. Innerhalb der Kanäle findet also im Wesentlichen die eigentliche Arbeitsleistung statt. Jeder Nutzer, der einen Kanal abonniert hat, wird unaufgefordert über Neuerungen innert dieses Kanals up-to-date gehalten. Nennt (sog. taggen) ein Anwender eine spezielle Person mit vorangestelltem @-Zeichen, wird jene zudem explizit benachrichtigt.
Um nahtlos mit den anderen Tools der Microsoft-Familie agieren zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access problemlos einbinden. Eine nahtlose Einbindung ist aber nicht bloß an Anwendungen aus der Microsoft-365-Welt realisierbar – auch externe Dienste wie YouTube, Wikipedia oder etwa Twitter können Sie in Teams einfügen, um nur einige der aktuell über 50 Apps sowie Konnektoren zu erwähnen.
Man kann also via Teams sämtliche Dateien im gleichen Augenblick miteinander modifizieren und muss keinerlei Dokumente mehr hin- und herschicken, weil sie zentral an einer Arbeitsstelle für alle zugänglich abgelegt sind. Als Ablageorte für Dateien sind normalerweise SharePoint oder OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, denkbar. Es lassen sich aber auch problemlos andere Cloud-Systeme wie Google Drive oder Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dateien, die innerhalb der Teams-Anwendung gepostet sowie überarbeitet werden.
Zusätzlich zu den Kanälen gibt es Chats, in denen sich zwei oder auch mehrere Benutzer austauschen können. Weil sich Chats auch mit Anhängen befüllen lassen, Sie Bilder senden wie auch sogar Dringlichkeitsstufen wählen können, macht ebendiese Chat-Besonderheit von Microsoft Teams interne E-Mails in Unternehmen komplett unnötig.
Der in Teams eingebundene Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen sowie Events im Auge zu bewahren und zu planen. Für maximalen Service sind Outlook-und Teams-Kalender immer automatisch synchron plus ein Einladen zu Teams-Konferenzen ist direkt aus Outlook heraus möglich.
Mit ebenjener Kollaborationssoftware Teams lassen sich im Übrigen Video-Meetings planen und durchführen. Im Zuge dessen ist selbstverständlich auch ein Teilen eines Displays möglich, wie Sie es vielleicht von Skype oder Zoom kennen. Genauso sind die Funktionen Chat, Handzeichen sowie eine Aufnahme des Calls möglich. Teams hat ein modernes Feature: Es ist eine automatische Transkription der Besprechung ausführbar.
… und damit Sie stets über alles, was in Teams geschieht, auf dem Laufenden sind, gibt es den Newsfeed. Diese Ansicht erinnert an Social Media Seiten und zeigt im Feed sämtliche Infos chronologisch sortiert an, die relevant sind für die Projekte, an denen Sie mitarbeiten.
Kleiner Tipp: Wenn Sie Teams schon verwenden, geben Sie mal „/wasistneu“ in die Suchleiste ein – auf diese Weise sehen Sie die neuesten Änderungen an der Computersoftware und können sich über neue Features im Rahmen von Teams auf dem Laufenden halten.
Erfüllt MS Teams die Vorgaben der DGVSO?
Sobald in einer Computersoftware die gesamte interne Kommunikation plus Dateien unterschiedlichster Art, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt wie auch bearbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt grundlegend offenzulegen. Natürlich ist Microsoft sich der Zuständigkeit klar und schützt deshalb alle in Teams eingelagerten Dateien mit ihrer hauseigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Außerdem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, welcher dafür sorgt, dass bloß berechtigte Nutzer Zugriff auf den Schlüssel haben, welcher nötig ist, um die verschlüsselten Dokumente zu entschlüsseln.
Um eine verlässliche Übermittlung der Informationen zwischen dem Rechner des Anwenders und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine TLS- und SRTP-Verschlüsselung statt.
Um den strikten europäischen Vorgaben gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung zu tragen, löscht Microsoft alle personenbezogene Informationen, welche ein Benutzer oder Verwalter in Teams beseitigt hat, innerhalb von 30 Tagen – und zwar an sämtlichen Speicherorten. Darüber hinaus haben Betriebe die Möglichkeit, ihre in Teams verwendeten Daten bei Bedarf bloß in Rechenzentren in Deutschland zu speichern.
Teams ist mit gängigen regulierenden Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder HIPAA Business einstimmig. Um diese Anforderungen zu erfüllen, verfügt die Computersoftware beispielsweise über die team- sowie organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On. Dadurch ist selbst ein geschützter Gebrauch von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Anwender durchführbar.
Wer auf Nummer super-sicher gehen möchte, kann ebenso eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams einrichten. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass keiner – nicht mal Ordnungshüter oder aber Microsoft selbst – Zugriff auf die in Teams gespeicherten Unternehmensdaten erhält.
Wenn Sie Interesse haben, eine solche Verschlüsselung für Ihre Teams-Nutzung im Unternehmen umzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Ebenso betreuen wir Sie gerne, wenn Sie Ihre Datenansammlung aus Teams etwa in ein deutsches Rechenzentrum migrieren möchten. Wir sind Ihr Ansprechpartner rund um Microsoft Teams!