Microsoft SharePoint: Die Lösung zur Verbesserung von Kommunikation & Zusammenarbeit

14. Juli 2023 | geschrieben von: Marion Custers



Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- wie auch Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlicher Größenordnung verwendet – von kleinen über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bietet eine Reihe von Features wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich diese Lösung lohnt, nehmen wir in diesem Blog-Artikel genauer unter die Lupe.

Das Programm SharePoint aus dem Hause Microsoft wurde 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Konzepts erhältlich. SharePoint ist eine Plattform, die Firmen selbst erstellen wie auch warten können. In einer SharePoint-Umgebung werden Beiträge wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen gespeichert und gemeinschaftlich verwendet. Die Plattform selbst kann intern oder extern (oder eine Komposition aus beidem) gebraucht werden.

SharePoint kann entweder als webbasierte Applikation im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Art auf einem eigenen Server oder in einer privaten Cloud gehostet werden. Informationen zu den gegenwärtigen Plänen & Kosten sind hier zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de

Einsatzzwecke von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitsinstrument kann von Firmen aller Größen genutzt werden. Es ermöglicht es, Inhalte, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu bearbeiten wie auch zu speichern.
Die Software wurde eigentlich entwickelt, um Intranets zu erzeugen, doch in der Zwischenzeit wird sie ebenfalls für Extranets und Intranet-Internetseiten gebraucht. Über die Tatsache hinaus können Nutzer mit SharePoint ebenso an Online-Meetings beteiligt sein und Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Zusammenarbeit verbessert und erleichtert. Mithilfe der Suche lassen sich im SharePoint rasch sowie einfach relevante Informationen finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Dokument oder aber einen Internetseiten-Link handelt.

SharePoint kann außerdem für eine Vielzahl von weiteren Zwecken genutzt werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder einem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung und Planung.

Die größte Kraft von SharePoint ist trotz dem in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Einrichten von Intranets und vergleichbaren Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren und allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare etc.).

Alles in allem: SharePoint ist eine starke Plattform, welche Firmen dabei hilft, Inhalte und Dokumente effektiv zu bearbeiten und zu teilen.

Die zentralen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:

• Unternehmensprozesse automatisieren

• Daten sichern, teilen und in Kooperation editieren

• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen

• Informationen in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. zur Verfügung stellen

• Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen

Ihre Vorteile mit Microsoft SharePoint, dem mobilen Intranet

Wie wir nun wissen, erlaubt SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu generieren, zu organisieren und gemeinsam zu benutzen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Projektteams Informationen austauschen sowie an Projekten wirken können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert das die Interaktion und bietet außerdem die Chance, Wissen im Rahmen des Unternehmens schnell, effektiv und langfristig weiterzugeben.

Damit bietet der SharePoint etliche Vorteile für Unternehmen, zum Beispiel:

• Optimierte Teamarbeit und Interaktion

• Höhere Produktivität

• Hochflexible und anpassbare Lösung

• Optimierte Dokumentenverwaltung

• Verbesserte Sicherheit wie auch Kontrolle

Microsoft SharePoint sicher nutzen

Die Sicherheit Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutsamkeit. Speziell, wenn Sie ein kleineres oder mittleres Unternehmen sind, sind Informationen wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Alle Daten, die Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie verlieren, haben Sie möglicherweise keine Chance, sie wiederherzustellen – die Plattform sollte daher unbedingt geschützt sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.

SharePoint bringt eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, welche hierfür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – irrelevant, ob Sie diese in der Cloud abspeichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu unterbinden, empfehlen wir folgende Mittel:

  1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Anmeldevorgang zu SharePoint
  2. Administrator-Konten besonders schützen
  3. Berechtigungen sensibel vergeben
  4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
  5. Mitarbeiterschulung im Bereich Datensicherheit
  6. Leitfaden für die externe Freigabe einrichten
  7. Externe SharePoint-Benutzer am besten vermeiden sowie bei Nutzung überwachen

Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma einsetzen wollen, kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?


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