Die erste Wahl, wenn es um Mails geht: Was Microsoft Outlook so beliebt macht

Wenn es um Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht wegzudenken. Mit der Software von der Marke Microsoft lassen sich E-Mails empfangen, versenden sowie übersichtlich ordnen, sodass man immerzu einen Überblick über seinen elektronischen Posteingang hat. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen und Kalender von anderen aufrufen – mit Outlook ist alles möglich, was notwendig ist, um seine Termine wie auch elektronische Post effektiv zu organisieren und im Blick zu behalten. Die Software hilft hier, über die wichtigsten Nachrichten und Termine up-to-date zu sein – und das sowohl im privaten wie auch im Business-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Inhalt der allerersten Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so präzise – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Moment nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Nachrichten vom einen Ende ans andere Ende der Welt gesendet werden könnten. Seine Grundidee war: Am Anfang sollte der Name desjenigen stehen, für welchen die Mail gedacht ist. Rückseitig soll der Name des Computers stehen, welcher die Mail bekommt. Um diese beiden Elemente miteinander zu vereinen wie auch gleichzeitig klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeder Tastatur gibt, das aber in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- und Nachnamen, noch in Firmennamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

So wurde im Jahr 1971 das @-Zeichen vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der E-Mail-Kommunikation gewählt, das aus dem heutigen Alltag keinesfalls mehr wegzudenken ist. Die erste E-Mail-Adresse der Welt lautete übrigens tomlinson@bbntenexa – damals noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Entdecker hatte damit eine bahnbrechende neue Art der Kommunikation entwickelt. Aber bis die allererste Mail auch in Deutschland ankam, dauerte es noch mehr als ein Jahrzehnt: Erst im Jahr 1984, das aus heutiger Perspektive noch gar nicht so lange her wirkt, wurde die erste Mail in Deutschland in Empfang genommen. Adressat: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, welcher eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin bekam.

Damals war die E-Mail-Kommunikation noch etwas, das nur von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Rund 20 Jahre nachher hat sie Einzug in fast jedermanns Haushalt und wirklich jede Firma gehalten. Inzwischen versendet und empfängt im Prinzip jeder elektronische Post – 2020 lag der Anteil der Deutschen, die via Mail über das Internet kommunizieren bei rund 87 %. Aber nicht bloß fast jeder nutzt die Form der Kommunikation, sondern auch die hohe Menge an E-Mails, welche versendet und empfangen werden, ist ganz und gar beachtlich: Prognosen gemäß werden im Jahr 2022 insgesamt auf der Welt 333 Mrd. Mails verschickt werden. Oder um es in Zahlen auszudrücken: 333.000.0000.000 – recht viele Nullen. Die Mail ist demzufolge aus dem heutigen Leben keinesfalls mehr zu ignorieren. Desto relevanter, dass die Erzeugung wie auch das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei funktioniert.

Welche Funktionen stecken in Microsoft Outlook?

Das Programm Outlook von Microsoft ist eine der führenden Lösungen global, um Mails zu versenden und zu bekommen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen bewährt sich Outlook indes ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Leistungen, Kontakten und Notizen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das System Windows, doch gleichfalls für macOS verfügbar.Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android und iOS sowie einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über folgende Features:

• Mail: Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten.
• Kalender: Administration sowie Planung von Termine, Besprechungen und Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten sowie anderen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Anzeige von Details zu Kontakten, wenn man mit der Maus auf einen Namen zeigt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘.

Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Unternehmen eingesetzten Server-Infrastruktur für die wesentliche Ablage sowie Administration von Mails und Co. Outlook ist aber auch unabhängig vom Gebrauch eines Exchange-Servers nutzbar.

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Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer das Programm werbefrei – eine wichtige Angelegenheit, um im Arbeitsalltag fokussiert bleiben zu können. Außerdem ziehen sie einen Vorteil von optimierten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Abschaltung unsicherer Links. Heißt: Outlook sieht verdächtige Links in E-Mails, bei welchen es sich um Phishing sowie Scam handeln könnte und zeigt beim Klick auf einen solchen Link einen Warnhinweis an. Mögliche Viren, welche sich im Attachment einer Mail befinden können, werden von Outlook beseitigt, damit sie überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Probleme verursachen können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Nutzer durch deutlich mehr Cloud-Speicherplatz, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf alle Daten im Postfach – egal, ob im Eingang oder bei den gesendeten Mails.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit Outlook

In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client stark verbreitet. Für Viele ist es am Morgen das erste Programm, das sie öffnen und abends das allerletzte, das sie vor Arbeitsende schließen. Zumal derart viele Menschen tagtäglich mit dem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für ein paar Empfehlungen und Tricks, welche die Tätigkeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit ersparen oder einfach behilflich sind, den Posteingang besser im Blick zu haben. Hier kommen 5 ausgesprochen tolle Outlook-Tipps, welche jeder Nutzer kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer wirtschaftlich zusammen im Team wirken will, jener sollte nachvollziehen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Tag der Kunde für eine Endkontrolle vorbeikommt. All das und noch viel mehr lässt sich in Outlook durch das Sharen von Kalendern realisieren. Dabei lässt sich in Outlook steuern, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem sharen will – so kann man frei entscheiden, inwiefern man alles teilen will oder beispielsweise nur den Namen und Ort eines Termins. Tipp: Über verschiedene bunte Markierungen behält man bequem den Überblick über diverse Kalender anderer Personen sowie auch den persönlichen Terminen.
2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu deutlich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Forschen und Klicken kann man problemlos einige Shortcuts verwenden und so reichlich Zeit sparen. Man braucht sie bloß kennen… Hier die wichtigsten Tastaturkürzel für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mit Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weitersenden. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) generieren.
3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein besonders nützliches Feature bereit, um den Posteingang auf dem Smartphone vollautomatisch nach wichtigen und nicht wichtigen Mails zu sortieren – so sieht man mobil nur jenes, was man auch wirklich sehen sollte. Hierzu schlichtweg zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst korrekt zuweisen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Einstellung „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, umso rascher lernt Outlook dazu.
4. Individuelle Regeln erstellen: Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erzeugen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Z. B. könnte man eine Regel erstellen, die alle eintreffenden E-Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich das immer von Hand machen zu müssen.
5. Auszeiten dank „Nicht stören“: Im (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass allerorts ständig Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns News oder eingehende Anrufe ankündigen und kleine Zahlen für ungelesene Elemente unseren Fokus auf sich ziehen. Für unser Gehirn ist das purer Stress. Umso relevanter, zwischendurch mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende richtig nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion einfach mal für Funkstille zu garantieren. Dadurch hat man nach Feierband oder am Wochenende mal wirklich Auszeit von den ganzen Pop-up- und Push-Benachrichtigungen ….

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kontaktieren Sie uns gerne.