Welche Funktionen bietet die Notizen App Microsoft OneNote?

Evernote, Apple oder Google Notizen: Nützliche Notizerfassungsprogramme gibt es inzwischen viele. Doch gibt’s da auch etwas von der Firma Microsoft? Aber sicher: Die App Microsoft OneNote. Kostenlos und einfach in der Bedienung bietet OneNote alles, was es braucht, um Dokumente und Dateien bequem und flink anzulegen, zu editieren wie auch zu speichern.

Die Applikation OneNote aus dem Hause Microsoft ist eine Möglichkeit zur Aufbewahrung und Organisation von Notizen. Mit dieser benutzerfreundlichen Software lassen sich relevante Dokumente oder Dateien an einem Ort gebündelt sammeln und zeitgleich übersichtlich verwalten. OneNote ist quasi ein elektronisches Notizbuch. Es lässt sich in Bereiche und Seiten untergliedern – also vom Prinzip her ganz analog wie ein Notizbuch aus Papier. In der Tat ermöglicht die elektronische Ausführung des Notizbuchs auch ein Ordnen, Navigieren und Recherchieren und vereinfacht die Arbeit damit enorm. In OneNote lassen sich intuitiv auf die Schnelle Ideen und To-dos hinzufügen, aber auch detaillierte Skizzen entwerfen. Außerdem lassen sich Inhalte aus OneNote ebenfalls mit anderen teilen und man kann zusammen daran arbeiten – ein Feature, welches besonders beim Gebrauch in Unternehmen äußerst hilfreich sein kann.

Angesichts dessen man den Durchblick behält, lassen sich Notizen in Microsofts Notizerfassungsprogramm durch Tags markieren. Und für die nötige Interaktivität kann man logischerweise auch Dateien wie PDFs oder auch Audionotizen, Onlinevideos sowie andere Medien einbinden – ganz automatisch mit einer richtigen URL ausstatten, wenn man Inhalte aus dem Web einfügt.

OneNote ist im Übrigen kostenlos verwendbar, wobei Office-365-Abonnenten von weiteren Eigenschaften wie der Outlook-Integration, einer Versionsverwaltung sowie der Hilfestellung von Microsoft SharePoint profitieren. Der elektronische Notizblock ist dennoch nicht bloß für Windows erhältlich, sondern auch als App für iOS und Android und ebenso für macOS – angesichts dessen hat man stets alle Notizen allseits griffbereit und eventuell auch synchron, sofern OneNote mit dem Microsoft-Cloudspeicher OneDrive verbunden ist. Bei aktivierter Cloud-Synchronisation zu OneDrive spielt es keine Rolle, ob man eine Notiz vom Windows-PC, dem Smartphone oder dem Mac einsieht oder überarbeitet – es ist immerzu alles auf dem gleichem Stand.

Achtung: Ab Windows 11 wird OneNote bei Windows-Neuinstallationen nicht mehr wie gewohnt vorinstalliert werden – es kann aber kostenlos im Store heruntergeladen werden.

So lässt es sich mit OneNote arbeiten

Während sich im privaten Bereich mit OneNote ideal Kochrezepte, Einkaufslisten oder To-do Listen für die Familie erstellen und verwalten lassen, kann OneNote auch im Betrieb äußerst nützlich sein. Primär dann, wenn unterschiedliche Mitarbeiter auf Daten zurückgreifen müssen – daher eigentlich immer –, bietet die Notiz-Applikation OneNote eine perfekte sowie kostenfreie Lösung. In OneNote lassen sich Arbeiten, Inspirationen, Protokolle und vieles mehr übersichtlich strukturiert ablegen. So ist beispielsweise das firmenweite Erstellen einer Wissensdatenbank oder eines öffentlichen Wikis in OneNote denkbar. Aber auch beim Gebrauch in Projekt-Teams kann OneNote begeistern. Für eine automatische Synchronisierung und eine gemeinschaftliche Bearbeitung im Team ist lediglich eine Netzwerkfreigabe oder eine Abspeicherung in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive nötig.

Grundlegend gibt es in OneNote stets diese Struktur:
Notizbuch > Abschnitt > Seite > Unterseite

Heißt: Der „Notizblock“ OneNote, welcher alles umfasst, ist in verschiedene Abschnitte mit Unterabschnitten unterteilt, die wiederum jeweils mehrere Seiten enthalten können. Das kann man sich ganz ähnlich wie ein Buch aus Papier vorstellen, in welchem es verschiedene Kapitel, Unterkapitel sowie einzelne Seiten gibt.

Microsoft-Nutzer gewinnen beim Einsatz von OneNote dadurch, dass OneNote sich nahtlos in alle weiteren Produkte der Office-Palette einfügt. Auf diese Weise lassen sich Daten aus Word beispielsweise in Sekundenschnelle zu OneNote transferieren.

Was ist sonst noch wichtig zu wissen zu OneNote?

• Einzelne Abschnitte lassen sich auf Wunsch mit einem Passwort versehen und so durch den unbefugten Zutritt von Dritten absichern.
• Man kann Notizen miteinander vereinen.
• Es gibt eine integrierte Text- sowie Spracherkennung. Dadurch können auch Inhalte, die sich in eingefügten Aufnahmen oder Sprachdateien „verstecken“, über eine Suche gefunden werden.
• OneNote eignet sich optimal für Stift-Eingaben, die auf einem Tablet als handschriftliche Notizen erstellt werden.
• Notiz-Seiten in OneNote sind unendlich groß. Aber Achtung: Extrem große Notizen lassen sich bloß noch schwer drucken, wenn notwendig.

Effizient arbeiten mit Microsoft OneNote: Fünf Tipps & Tricks

1. Screenshots effizient in OneNote ablegen: Ganz gleich, ob OneNote geöffnet ist oder nicht: Drückt man die Windows-Taste verbunden mit Shift + S, dann kann man einen Screenshot machen, für den man direkt den geeigneten Speicherort in OneNote festsetzen kann (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) – unkompliziert nur noch auf „An den ausgewählten Speicherort senden“ und im gleichen Moment befindet sich der Screenshot im Notizbuch an genau dieser Stelle, wo man ihn braucht.
2. Audioaufzeichnungen erstellen: Über die OneNote App lassen sich ebenfalls Audioaufzeichnungen anfertigen – äußerst praktisch zum Beispiel dann, wenn Meetings stattfinden, an welchen nicht alle partizipieren können. Außerdem eine prima Funktion, wenn einem mitten bei der Autofahrt Ideen in den Sinn kommen, die man nicht vergessen will, welche man aber in diesem Moment nicht auf Papier bringen kann.
3. Audioaufzeichnungen durchsuchbar machen: Das Beste an Audioaufnahmen in OneNote: Sie lassen sich für die Suche anzeigen. Um die Suche nach gesprochenen Details in Audiodateien einzuschalten, muss diese Funktion einmal aktiviert werden: Hierfür im Menü auf „Datei“ klicken und darauffolgend „Optionen“ wählen. Als nächstes „Audio und Video“ wählen und da den Aspekt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ ankreuzen. Mit „OK“ bestätigen, erledigt.
4. Schneller arbeiten durch praktische Tastenkombinationen: In OneNote sind eine ganze Reihe von zeitsparenden Shortcuts versteckt, welche das Arbeiten mit den Notizen noch rascher und einfacher machen. So lässt sich beispielsweise mit Strg+1 ein neues Aufgabenlistenelement erzeugen oder löschen. Mittels Windows+Alt+N kann man in Sekundenschnelle ein kleines Notizfenster öffnen, ohne gleich die gesamte OneNote App zu öffnen – ideal, um sich, unterdessen man an etwas arbeitet, gleichzeitig schnell Notizen zu machen. Microsoft hat auf dieser Seite alle Shortcuts für OneNote aufgelistet zum Nachschlagen.
5. Eine Notiz auf die Schnelle erstellen: Mit Windows+N kann man blitzschnell eine neue Notiz erstellen. Hierzu muss OneNote nicht mal geöffnet sein. Derartige „Notizen auf die Schnelle“ sind im Grunde wie Post-its. Sie werden im Standard-Notizbuch unter dem Segment „nicht abgelegte Notizen“ gespeichert und lassen sich von dort an den korrekten Ort schieben, wenn nötig. Alternativ kann man den Standard-Speicherort ebenso in den One-Note-Optionen unter dem Teil „Speichern und Sichern“ individuell einrichten.

Zum Abschuss sei noch gesagt, dass der Gebrauch von OneNote rechtlich bedenkenlos und DSGVO-konform ist. Für Kunden mit Firmensitz in Deutschland gilt: Alle Daten werden auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union – besser gesagt in Deutschland selbst – gespeichert. Das kann man auf der Seite nachschauen, auf der alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar gelistet sind. Die Daten der Anwender des Dienstes OneNote, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach einzig und allein in Deutschland gehostet.

Wenn möglich, ist es ratsam, die Daten aus OneNote anstatt in der Microsoft-Cloud lieber im LAN abzuspeichern und über eine Netzwerkfreigabe allen innerhalb des Unternehmens Zugang zu erlauben (Achtung: An Backups denken!). Bei Speicherung der Daten in OneDrive Cloud ist darauf zu achten, dass keinerlei empfindlichen Daten wie Passwörter oder Bankdaten in OneNote abgelegt werden. Für schützenswerte Informationen im Generellen raten wir, die in OneNote integrierte Passwort-Funktion zu verwenden.

Haben Sie Interesse, OneNote in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Dann sprechen Sie uns gerne an! Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!