Microsoft Exchange Server: Was ist das?

Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, welche E-Mail, Kalender, Kontakte und Tätigkeiten unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Exchange bietet zusätzliche Optionen wie die Möglichkeit, Nachrichten an andere Exchange-Benutzer zu schicken, Termine zu generieren und zu teilen, Kontakte zu verwalten sowie Aufgaben zu erstellen wie auch zu überwachen.

Microsoft Exchange ist eine zentrale Komponente von Office 365, einem cloudbasierten Service, der Benutzern die Option gibt, auf deren E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben von jedem internetfähigen Endgerät aus zurückzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein gefragter E-Mail-Service, der vielen Firmen eine zuverlässige und geschützte E-Mail-Lösung bietet. Mit der aktuellen Microsoft Exchange Cloud können Firmen ihre E-Mail-Konten in der Cloud hosten sowie so von allerorts auf deren E-Mails zugreifen.

Microsoft Exchange ist aber weit mehr als ein E-Mail-System: Exchange umfasst auch Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, intelligente Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter sowie eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine breit gefächerte Suchfunktion wie noch vieles mehr.

Ein anderes relevantes Highlight von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Existierende Gerätschaften wie Beamer oder Laptops, sogar auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder auch Teams zuweisen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich sicherstellen, dass Meetings problemlos verlaufen, weil allzeit auch tatsächlich die richtigen Räumlichkeiten und Geräte bereit stehen.

Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat etliche Vorzüge, so ist die Lösung zum Beispiel anpassbar, mit verschiedenen Typen betreibbar, mit jedem System verwendbar und bietet eine tiefe Integration in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.

On-premise, private Cloud, public Cloud: Exchange-Betrieb im Überblick

Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Groupware-Lösung Exchange zu betreiben: Auf dem hauseigenen Server oder via Cloud. Auch hybride Mischformen der Server-Inbetriebnahme und des Online-Services sind mit Exchange möglich. Entschließt man sich für die Cloud-Version, kann man entweder die Microsoft Cloud wählen oder Exchange auf Servern von Drittanbietern hosten.

• On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die eigene, bestehende IT-Infrastruktur eingliedern zu können, sind die Serverlizenz sowie eine sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) nötig. Nur wenn man beides hat, ist man befugt, Microsoft Exchange auf der privaten Hardware in seinem Rechenzentrum zu verwenden.

• Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Kontext des Onlinedienstes Microsoft 365 kann der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Version nutzen zu können, benötigt es eine sogenannte User Subscription License (USL). Damit ist man berechtigt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu nutzen – zeitgleich ist aber auch ein paralleler Betrieb im privaten Rechenzentrum erlaubt, sodass sich variabel hybride Hosting-Szenarien realisieren lassen.

• Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Landschaft innerhalb Europas: Anstatt die Microsoft Cloud zu gebrauchen, kann man Exchange auch über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder auch IT-Dienstleister, die bei Microsoft jeweilige Lizenzen erworben haben, bieten ein Exchange-Hosting oftmals in Fasson bedarfsgerechter Tarifpakete an, die sich passgenau an die Bedürfnisse des Fachunternehmens anpassen lassen.

Welches Nutzungsmodell ist denn jetzt am besten für mich? Dies hängt größtenteils von der Größe des Unternehmens ab. Für kleine bis mittelständische Unternehmen bieten sich cloudbasierte Services an, da diese in der Regel weder über die Möglichkeiten noch über das nötige Personal verfügen, welches für die Installation und Wartung des Microsoft Exchange Servers notwendig sind. Wer höchste Überprüfung über Backups, Datenschutz und Co. haben möchte, für diesen kommt hingegen bloß der Betrieb im eigenen Rechenzentrum in Frage – nur bei dieser Betriebsvariante obliegt einem die Datenhoheit, was für die Unternehmen ein relevanter Aspekt ist.

Datenschutz & Exchange: Passt das zusammen?

Microsoft Exchange bietet Anwendern eine ganze Reihe von Sicherheitsfunktionen, welche ihnen dabei behilflich sind, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu versichern und Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Generell lässt sich sagen: Exchange gewährt es Unternehmen, die Kontrolle über deren E-Mail-Kommunikation, ihre Kontakte sowie Termine zu haben. Es kann garantiert werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Daten erlangen.

Aber reicht das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema, vor allem für Firmen aus Europa. Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Vorgaben an den Schutz personenbezogener Daten deutlich angestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt natürlich der DSGVO. Wer hier auf Nummer sicher setzen will, nimmt die On-Premise-Variante – bei dieser sind die Daten im privaten Haus und man hat die volle Datenhoheit. Fehlen einem dafür Mittel, dann bietet es sich an, Exchange über einen Anbieter in der Cloud zu betreiben. Aber Vorsicht: Das Rechenzentrum, in dem die Daten gesichert sind, muss sich in Europa (für deutsche Unternehmen im besten Fall in Deutschland) befinden wie auch nach ISO27001-anerkannt sein!

Rund um das Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfangreichen Leitfaden bereit: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide

Möchten Sie Microsoft Exchange verwenden oder Ihre bestehende Umgebung optimieren? Um was es sich auch dreht: Fragen Sie uns gerne an!