Bookings in Microsoft: Das steckt alles in dem Termin-Tool
Bookings ist eine Termin- und Kalender-Lösung mit nahtloser Einbindung in Microsoft Teams wie auch Outlook. Bei Bookings handelt es sich um eine Methode, welche es Unternehmen gestattet, ihre Dienste, Termine und Kalender online darzustellen wie auch zu führen. Bzw. anders gesagt: Mit Microsoft Bookings lassen sich mühelos Termine buchen oder vorbestellen. Für wen der Service interessant ist, was Bookings im Detail kann und ob das Programm DGSVO-konform ist, all das lesen Sie im folgenden Artikel.
Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, die es kleinen und mittelständischen Firmen genauso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden gestattet, Online-Buchungen für Dienstleistungen sowie Termine anzubieten, entgegenzunehmen wie auch zu organisieren. Die Software ist sowohl in Office 365 Business Premium- wie ebenso in Enterprise-Paketen enthalten und implementiert sich nahtlos in Microsoft Outlook und Teams, sodass Unternehmen ihre bereits im Einsatz vorhandenen Lösungen auch bei Nutzung von Bookings problemlos weiternutzen können.
Einer der Hauptgründe, die Microsoft Bookings derart beliebt macht, ist die Gegebenheit, dass es Unternehmen gestattet, deren Kunden einen Self-Service bereitzustellen. Soll heißen: Kunden können mit Microsoft Bookings ganz einfach und flink online einen freien Terminslot buchen, anstatt sich an einen Mitarbeiter wenden zu müssen, der ihren Termin von Hand eingeben muss. Dies spart Zeit und Kosten – und zwar auf jeder Seite!
Als Nutzer lassen sich in Bookings recht einleuchtend Kalender erstellen sowie Teammitglieder oder neuartige Termintypen hinzufügen, zu denen sich anschließend einzelne Termine erzeugen lassen. Die Verfügbarkeit anzeigen, Buchungsbestätigungen versenden, Erinnerungen per E-Mail senden und eine Menge mehr gehört hier zu den Standard-Funktionen. Finden die jeweiligen Termine virtuell via Microsoft Teams statt, können die Teilnehmer ganz einfach wie gewohnt am Telefon oder Computer dazukommen.
Fallbeispiel gefällig? Das ist die mustergültige Buchungsseite einer Universität, bei welcher man Informations- und Beratungs-Termine im Netz buchen kann: Beispiel für Bookings
Welche Features bietet Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist eine Web-Möglichkeit zur Buchung- und Terminplanung für Firmen, die für Office 365 verfügbar ist. Die Features von Bookings sind besonders praktisch für Unternehmen, welche regelmäßig Terminierungen mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomie, im Gesundheitswesen, im Sektor der Serviceleistungen oder im Einzelhandel.
Microsoft Bookings bietet folgende Funktionen:
- Online-Buchungsseite, auf welcher Kunden die gewünschten Leistungen buchen können
- Kalender, mit welcher Unternehmen einen Zeitplan verwalten können
- Kundenmanagement-Funktion, mit welcher Unternehmen die Kundendaten verwalten können
- Terminplanungsfunktion, um alle Kundentermine online zu planen wie auch zu buchen
- Kundenprofilfunktion, die sämtliche Informationen zu den Kunden speichert und abrufbar macht
- Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Zahlung gebuchter Termine behilflich zu sein
Die Softwarelösung Bookings wurde entwickelt, um die Organisation von Terminen für Unternehmen zu erleichtern. Um die Stolpersteine gering zu halten, ist das Programm daher webbasiert und kann von einem jeden Computer oder Mobilgerät aus aufgerufen werden. Über die Tatsache hinaus ist Bookings nahtlos in vorhandene Microsoft 365- oder Office 365-Kalender integriert.
Kann ich Bookings bedenkenlos einsetzen?
Der Schutz von Daten ist für Microsoft jederzeit von größter Bedeutung – somit auch bei der Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden verschiedene personenbezogene Daten, etwa z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift oder vielleicht sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verarbeitet. Für die Ersteller dieser Formulare, also die Firmen, die Bookings einsetzen, gilt hier gemäß DSGVO, dass sie den Grundsatz der Datensparsamkeit einhalten müssen. Das bedeutet, dass nur die tatsächlich benötigten Daten erhoben werden dürfen – beim Frisör sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon daher nicht erlaubt. Was erhoben werden darf, sind lediglich die wirklich nötigen Kontaktdaten, um etwa einen Kunden kontaktieren zu können oder diesem den soeben gebuchten Termin zu bestätigen. Das Alter beispielsweise dürfte daher kein Pflichtfeld sein, wenn es drum geht, einen Friseurtermin zu vereinbaren.
Technisch gilt: Nachdem ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die darin vorhandenen Daten an Microsoft übertragen. Microsoft sagt zu, keine personenbezogenen Angaben an Dritte weiterzuleiten, außer es ist gesetzlich gefordert oder es wird die ausdrückliche Zustimmung des Kunden eingeholt. Wo die Daten gehostet sind, ist von Seiten Microsofts nichts 100%ig transparent dargelegt, aus welchem Grund eine Datenweitergabe abgelegen der EU nicht ausgeschlossen werden kann, was datenschutztechnische Gefahren birgt.
Um einen DSGVO-konformen Einsatz von Bookings zu garantieren, sollten Firmen, die das Terminbuchungstool Bookings nutzen wollen, alles Nötige in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings durchsichtig darstellen und dem Benutzer über die Tatsache hinaus alternative Kontaktmöglichkeiten darlegen sowie bereitstellen. Bei Unklarheit ist es sinnvoll, vor dem Einsatz einen Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen.