IT-Wissensmanagement: Die unterschätzte Macht des kollektiven IT-Wissens!

Heutzutage wandelt sich das implizite und explizite IT-Wissen ständig. Belastend kommt dazu, dass das wertvolle IT-Wissen zunehmend in unterschiedlichen Formen und an unterschiedlichsten Orten gelagert wird, beispielsweise in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber in den Köpfen der IT-Mitarbeiter*innen. Vor allem in Hinsicht auf den demografischen Umbruch ist es für Betriebe unerlässlich, eine gut intakte IT-Wissensmanagementstrategie zu etablieren. Weil bloß so können sie sichergehen, dass kurzfristige und nötige Entscheidungen nach wie vor zur rechten Zeit gemacht werden können. Was Wissensmanagement im Detail bedeutet und welche Leistungen eine optimal funktionierende Wissensmanagementstrategie beinhalten sollte, lesen Sie in dem folgenden Beitrag.

Fast kein anderes Phänomen hat heute so viele und langanhaltende Auswirkungen auf die Unternehmen, wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Mangel kompetenter Nachwuchskräfte sowie Fachkräfte. Zum anderen steht er für massive Wissensverluste durch die wachsenden Fluktuationsraten und das altersbedingte Ausscheiden etlicher Arbeitnehmer*innen aus dem Arbeitsleben.

Die Ergebnisse einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Facharbeiter am deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird diese Lücke mit 3,6 Millionen fehlenden Facharbeitern ihren Höhepunkt erreichen.

Deshalb ist es für Betriebe essenziell, das wertvolle Wissen der Wissensträger strukturiert zu erfassen und die folgenden Mitarbeiter*innen hiermit zu qualifizieren – insbesondere im IT-Bereich.

Ein bewährtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: Was versteht man unter IT-Wissensmanagement?

Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder auch „Knowledge Management“ werden alle strategischen wie auch operativen Aktivitäten eines Unternehmens gefasst, die einen Erwerb, die Benutzung, die Weitergabe sowie die Speicherung von IT-Wissen optimieren.

Im Zuge dessen werden zwei Arten von Wissen differenziert: explizites und implizites IT-Wissen.

• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen dreht es sich um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Wissen, das auf der Intuition, den Praxiserfahrungen sowie dem Können einzelner IT-Facharbeiter basiert. Daher ist dieses ausschließlich in den Köpfen der IT-Wissensträger gespeichert und entsprechend schwer reproduzierbar bzw. teilbar, wie etwa das Wissen einer komplexen Problembehebung einer Software.

Entsprechend zu den zwei Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Lösungswege unterschieden: die People-to-Document-Strategie sowie die People-to-People-Strategie.

• People-to-Document-Strategie: Hierbei handelt es sich um ein Konzept, das eine allgemeine Verfügbarmachung von IT-Wissen an speziellen Standorten anstrebt. Diesbezüglich bieten sich insbesondere Standard-Inhalte mit geringerem Komplexitätsgrad sowie einer längeren Laufzeit an.
• People-to-People-Strategie: Im Unterschied hierzu befasst sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Vermittlung sowie dem gewinnbringenden Gebrauch von IT-Wissen im Unternehmen. Die Vorgehensweise ist vorrangig für umfangreiches Expertenwissen geeignet.

Köpfe schlau verknüpfen!

Der kluge Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist inzwischen ein erfolgskritischer Aspekt für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Gerade in Zeiten, in denen sich das IT-Wissen begründet durch die fortschreitende Digitalisierung und globale Verkettung schneller ändert, sind Werkzeuge und Methoden des IT-Wissensmanagements agiler geworden. Während das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation primär aus gemeinschaftlichen Wissensdatenbanken bestand wie auch die Rolle hatte, diese einzurichten und zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute entscheidend mehr Tätigkeiten. Hierzu zählen:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation beschäftigt sich mit der Analyse und Beschreibung des IT-Wissensumfeldes des Betriebs. Die Absicht ist es, eine Aufstellung sämtlicher internen sowie externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Unternehmens zu bekommen.
2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung befasst sich mit der Entstehung von neuem IT-Wissen innerhalb von Betrieben, etwa durch angepasste Lernprozesse, leistungsfähige digitale Werkzeuge oder innovative didaktische Ansätze. Die Absicht ist es, das IT-Wissen dauerhaft ins eigene Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb geht es darum, innovatives IT-Wissen nicht unternehmensintern zu erarbeiten, sondern extern zu erwerben, beispielsweise durch die Kooperation mit einem Managed-Services-Provider. Das Anliegen ist es, einen direkten Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um beispielsweise künftige IT-Projekte schneller umsetzen zu können.
4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgebrochen werden können, um das schon existierende IT-Wissen optimal zu verteilen.
5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung beschäftigt sich mit der Thematik, wie das vorhandene IT-Wissen ideal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und dabei den Ressourceneinsatz zu reduzieren.
6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Arbeitsfeld eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Die Absicht ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, mitunter gar über mehrere IT-Mitarbeiter*innen-Jahrgänge hinweg zu sichern, zu aktualisieren und besonders vor Datenverlusten sowie internen und externen Angriffen zu schützen.
7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung dreht es sich darum, die Qualität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu evaluieren.

IT-Wissensmanagement: Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagements!

Es gibt mittlerweile eine Menge verschiedener Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen auf dem Markt, welche das Themengebiet IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren probieren. Zu den Bekanntesten zählen.

• das Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

Die Vorteile von IT-Wissensmanagement auf einen Blick!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist vergleichbar mit einem echten Gehirn. Der wesentliche Gegensatz besteht allerdings darin, dass es sich aus dem impliziten und expliziten Wissen vieler Köpfen zusammensetzt und dem Betrieb auf diese Weise viele Vorzüge und Möglichkeiten bringt.

Dazu zählen beispielsweise:

• volle Transparenz und den Gesamtüberblick über die Kenntnisse und das IT-Wissen sämtlicher Arbeitnehmer*innen
• nachhaltige Dokumentation, welche Erfolge und Misserfolge deutlich sichtbarer macht
• rechtzeitige Erkennung von Möglichkeiten und Gefahren
• optimierte teaminterne, doch abteilungsübergreifende Interaktion angesichts einer vereinten IT-Wissensgrundlage
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Hindernissen
• verbesserter Kundenservice und Qualitätssteigerung
• Steigerung der Zufriedenheit der Kunden angesichts optimierter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market angesichts eines inneren IT-Wissensmanagements
• Vermeidung von Doppelarbeiten angesichts zentraler Gruppierung und Zugriffsmöglichkeit von Fakten, Best Practices wie auch Antworten für alle IT-Experten
• Potenzierung von IT-Expertenwissen

Fazit: Leistungsstarkes IT-Wissensmanagement verändert Unternehmensstrategien!

IT-Wissensverlust kann Betrieben hochpreisig zu stehen kommen. Kein Wunder daher, dass der Einsatz von leistungsstarken IT-Wissensmanagementsystemen mit der zunehmenden Größe des Betriebs, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiterinnen an Relevanz gewinnt. Eine umfassende und ideal funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie bietet Unternehmen die Chance, das geballte IT-Wissen der Arbeitnehmerinnen zu identifizieren, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten und weiterzugeben – doch ebenso zu messen und zu evaluieren.

Möchten auch Sie mit leistungsfähigen IT-Wissensmanagement-Tools den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Betriebs verbessern und somit die Folgen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Anliegen zum Thema? Sprechen Sie uns an.