Onboarding

IT-Onboarding: Neue Kollegen effizient sowie sicher aufnehmen!

25. August 2021 | geschrieben von: Tobias Jörke

Es gibt keine nächste Möglichkeit für einen Ersteindruck – das gilt inzwischen vor allem im Recruiting. Damit neu eingestellte Angestellte nicht schon in der Probezeit wieder kündigen, ist ein systematisches Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Arbeitsbereiche, vornehmlich der IT-Abteilung, wichtig. Was Unternehmungen beim Eingliederungs-Prozess aus dem Blickwinkel der Informationstechnologie einbeziehen müssen, erfahren Sie im nachstehenden Blog-Beitrag.

In einer wettbewerbsgetriebenen Businesswelt, in der leistungsstarke Mitarbeiter immer häufiger ihren Job verändern, wird ein planmäßiges und durchdachtes Onboarding immer wesentlicher. Zum einen erlaubt es einen perfekten Ausgangspunkt ebenso wie eine erfolgreiche Eingliederung neu eingestellter Fachkollegen in die Firma, auf der anderen Seite profitieren Betriebe durch eine stärkere Leistungsfähigkeit wie auch eine engere Mitarbeiterbindung sowie die folglich reduzierten Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Laut der kürzlich erschienenen Untersuchung “Onboarding im Wandel” (siehe PDF) von Haufe haben mittlerweile 83 % der betrachteten Betriebe festgestellt, dass in Zeiten des Mangels an Fachkräften das Onboarding unverzichtbar ist, um hinzugewonnene Kollegen zügig ins Unternehmen einzugliedern und langfristig zu binden. Im gleichen Atemzug sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im 1ten Jahr durch verwendete Onboarding-Methoden vermindert werden konnte. 93 Prozent der Betriebe sind außerdem der Auffassung, dass durch strukturierte Einarbeitung die soziale Integration der neu eingestellten Kollegen optimiert und vorangetrieben werden kann. 92 Prozent der Unternehmungen stimmten darüber hinaus zu, dass dies außerdem für die fachbezogene Eingliederung zutreffend ist.

Ungeachtet solcher Onboarding Vorgehensweisen berichten 30 Prozent der Firmen von Cases, in welchen kürzlich eingestellte Arbeitnehmer noch vor dem 1ten Arbeitstag wieder abgesprungen sind. Vermutlich, weil sie sich zu schwach willkommen gefühlt haben, im Großen und Ganzen an der anzutretenden Arbeitsstelle Zweifel hatten oder vom zukünftigen Unternehmen bis zum ersten Werktag nichts mehr vernommen haben?

Somit reicht es insofern nicht, die neu gewonnenen Angestellten mit einem Blumenstrauß am Eingang zu erwarten – eher sind durchdachte Onboarding-Methoden wesentlich, die in den Wochen und Tagen vor dem eigentlichen Arbeitsstart des hinzugewonnenen Angestellten genutzt werden. Hierzu zählt genauso das IT- Onboarding.

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne!

Nunmehr ist fast jegliches Unternehmen auf eine funktionale IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für die Arbeit eines einzelnen Mitarbeiters, die Administration und Steuerung von Aufgaben und Unternehmensabläufen oder auch den Austausch innerhalb der Abteilungen, zu Kunden sowie mit Zulieferern.

Insofern ein komplett ausgestatteter Arbeitsplatz nicht bloß für einen 1. guten Gesamteindruck sorgt, sondern genauso für die kommende Weiterentwicklung sowie die Leistungsfähigkeit eines Beschäftigten entscheidend ist, nimmt die Unternehmens-IT beim wirksamen Onboarding eine elementare Rolle ein.

Beim Onboarding ist die Betriebs-IT in allererster Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsbereich eines neu gewonnenen Angestellten vor seinem Arbeitsbeginn eingerichtet wird. Dazu zählen zusätzlich zu dem Anfordern wie auch dem Bereithalten der richtigen Hardwarekomponenten, die Montage und das Einrichten aller benötigten Software, Zugangsdaten ebenso wie Berechtigungen. Zusätzlich müssen auch Security-Awareness-Fortbildungen für die Themenfelder IT-Sicherheit und Informationsschutz konzipiert und durchgeführt werden, um die neuen Angestellten von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Themenbereiche empfänglich machen und stärken zu können.

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Vergessen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Betriebs-IT!

Nach wie vor existieren unzählige Unternehmen, in denen das IT-seitige Onboarding nicht genug berücksichtigt wird. Im Zuge dessen kann sich ein unorganisiertes oder schlechtes Onboarding-Vorgehen negativ auf die Mitarbeiterbindung auswirken und gelegentlich ein Risiko für die IT-Sicherheit, Information Security, Internetsicherheit sowie den Datenschutz darstellen.

Also ist das IT Onboarding für eine Unternehmung besonders wichtig.

In diesem Zusammenhang hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das nachfolgende Vorgehen erprobt

1. Wahl der geeigneten Endgeräte

Bei der Wahl der geeigneten Endgeräte ist zu beachten, dass alle Firmenbereiche und Anwendungsverantwortlichen von der IT-Abteilung, über die Personalabteilung bis hin zu den Fachabteilungen in den Prozess mit einbezogen werden.

In einem gemeinsamen Austausch gilt es zu klären, welche Computerkomponenten, Peripheriegeräte wie auch sonstigen Zubehör der neue Angestellte benötigt. Ist die Hardware nicht vorhanden, muss sie von der IT-Abteilung in Rücksprache mit der Beschaffungsabteilung gekauft werden. Sofern die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem festgelegten Arbeits-Equipment sowie die Einrichtung ebenso wie Prüfung der Netz- sowie Telefonverbindung.

2. Festlegung der benötigten Softwarelösungen nebst der Lizenzen.

Simultan zur Ausstattung des physischen Büroarbeitsplatzes sollte die erforderliche Computersoftware bestimmt werden. Je nach Aufgabenbereich verwendet der hinzugewonnene Angestellte nebst den üblichen Anwendungen wie bspw. MS Office auch benutzerdefinierte Lösungen, wie ggfs. ein spezielles Warenwirtschafts-System, Grafik-Tools oder bspw. InDesign. Die Unternehmens-IT wird vorher prüfen, ob Benutzerlizenzen erworben oder aber ergänzt werden müssen. Folgend gilt es, die Anwendungen zu installieren, die Benutzerrechte zu verteilen und das E-Mail-Benutzerkonto des neu gewonnenen Mitarbeiters einzurichten.

3. Umsetzung der Zeiterfassung

Entsprechend einem Urteil des europäischen Gerichtshofes vom 14.05. 2019 sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten von Angestellten zu dokumentieren. Darum sollte für jeden neuen Mitarbeiter ein individuelles Arbeitszeitkonto angelegt werden, um die Werkzeiten sofort vom 1. Tag an aufzeichnen zu können.

4. Schaltung der Zugangskontrolle

In einigen Firmen wird die Zutrittskontrolle digital geführt. Die IT-Abteilung sollte die einschlägigen Firmenbereiche freischalten, damit der neue Arbeitnehmer nicht vor verriegelten Türen steht.

5. Bereitstellung, Administration und Absicherung portabler Devices

Viele Unternehmen offerieren ihren Arbeitnehmern für das flexible Tätig sein die Verwendung portabler Endgeräte. Wird ein hinzugewonnener Arbeitnehmer mit einem portablen Endgerät wie zum Beispiel einem Laptop, einem Pad oder einem Handy ausgerüstet, sollten diese Geräte in einer Mobile-Device-Management-Lösung geführt werden. Um die IT-Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu steigern, sollten die verwendeten Geräte u.a. durch eine Anti-Viren-Software, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Multifaktor-Authentisierung und eine Harddriveverschlüsselung gesichert werden. Weiter sollte ein Virtual Private Network, abgekürzt VPN, aufgesetzt werden, um neuen Arbeitnehmern einen geschützten Remote-Zugriff auf das Firmennetzwerk zu gewähren.

6. Unterrichtung wie Workshops zu sicherheitsrelevanten Fragestellungen

Bei Stellenantritt erfolgt die IT-seitige Unterweisung des neu gewonnenen Mitarbeiters in die Technologie, Softwarekomponenten und die IT-Sicherheit. Des Weiteren sollte die Betriebs-IT den neuen Angestellten mit den Bestimmungen für die Webnutzung ebenso wie mit dem unternehmensinternen Datenschutzkonzept vertraut machen. Ferner sollten in den 1ten Tagen und Wochen Security-Awareness-Weiterbildungen für die Bereiche IT-Sicherheit und Informationsschutz terminlich festgelegt und durchgeführt werden, um die neuen Arbeitnehmer von Beginn an für sicherheitsbedeutsame Themen empfänglicher machen und interessieren zu können.

Mitarbeiterbindung vom ersten Tag an!

Insbesondere in den ersten hundert Tagen ist das Risiko hoch, dass neu rekrutierte Beschäftigte wieder kündigen. Oftmals werden hierfür gemäß der kürzlich erschienenen softgarden-Untersuchung „Probezeit für Arbeitgeber“ ein ungutes Arbeitsklima, zu hohe Erwartungen an die Kultur des Unternehmens oder die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managementstil als Gründe genannt.

Von daher ist es erforderlich, dass neu gewonnene Kollegen besonders in der Anfangszeit mit Hilfe eines gut durchgeplanten und systematisch aufgebauten Onboarding-Ablaufs an die Hand genommen und in den Geschäftsbetrieb eingebunden werden.

Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein planvolles wie auch effizientes IT-seitiges Onboarding aufsetzen können, welches es sämtlichen Beschäftigten ermöglicht, auf kinderleichte wie motivierende Weise einzusteigen? Dann stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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