Information Rights Management: Vertrauliche Informationen besser schützen – jederzeit und überall!

Unerwünschter Datenabfluss kann für Betriebe existenzielle Konsequenzen innehaben. Darum sind effektive Schutzmaßahmen, beispielsweise ein Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung ein unabdingbares Muss für jedes einzelne Unternehmen. Wie die Technik genau funktioniert und warum sie bei einer umfangreichen Informationssicherheits-Strategie nicht fehlen darf, offenbaren wir Ihnen im folgenden Artikel.

Das technologische Wachstum hat in den vergangenen Jahrzehnten eine Menge disruptiver Neuerungen hervorgebracht – und dabei die Art und Weise wie wir an einem Strang ziehen, wie auch im Austausch stehen, grundlegend geändert.

Mehr sogar: Betriebe sind heute angesichts bahnbrechender Technologien beispielsweise das Cloud Computing, die künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge nicht nur hochgradig vernetzt, sondern auch smarter und interaktiver eingerichtet als je davor.

Dennoch wächst mit der Entwicklung ebenso die Bedrohung, dass kritische Geschäftsinformationen unkontrolliert das Unternehmen verlassen, unerlaubt genutzt oder aber gezielt entwendet werden.

Somit verzeichneten die Datenschutzbehörden in Deutschland im Jahr 2021, der Studie von DLA Piper nach, 40.000 Datenschutzverletzungen. Darüber hinaus sind dem Information Risk Research Team seitens Gartner 50–70 % jeglicher Sicherheitsvorfälle und 75 Prozent aller Sicherheitsverstöße auf nachlässige oder sogar heimtückische Angestellte zurückzuführen.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die Firmen den Schutz der Geschäftsinformationen bitterernst nehmen und nachhaltige und umfassende IT-Schutzmaßnahmen einführen – besonders im Hinblick auf den Informationsschutz.

Ein effektives Tool kann hier Information-Rights-Management, kurz IRM, sein.

Information-Rights-Management schützt Geschäftsdaten, nicht Übertragungswege!

Im Gegenteil zu gewöhnlichen Informationsschutzlösungen, die häufig nur den Informationsweg oder die Benutzung beschützen, verfolgen Information-Rights Management-Lösungen das Ziel, die Schutzvorkehrungen nach Möglichkeit in der Nähe der schützenden Geschäftsinformation, zu positionieren.

Außer dem reinen Schutz von permanent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management bestimmt werden, ob individuelle Benutzer die Geschäftsdaten beispielsweise bearbeiten, drucken oder an weitere Benutzer weitersenden können. Die Bestimmung der autorisierten Nutzer und ihre Zugriffsrechte und Bearbeitungsrechte erfolgt dabei wahlweise ad-hoc durch den Autor eines Dokumentes oder einer E-Mail oder aber über wesentlich festgelegte Sicherheitsrichtlinien, die jeweils zur Verwendung kommen.

Außerdem hat der Urheber die Möglichkeit, die Berechtigungen zeitlich zu befristen oder sie im Nachhinein zu entziehen.Das kann besonders bei der Projektarbeit von großem Nutzen sein oder im Falle einer fristlosen Kündigung.

Wie funktioniert Information-Rights-Management?

Beim Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung wird generell jedes einzelne Schriftstück, jede Datei oder jede E-Mail, entsprechend ihrem Schutzbedarf, chiffriert.

Möchte ein Anwender ein IRM-geschütztes Schriftstück oder eine IRM-geschützte E-Mail aufmachen, muss er sich vorerst mit einer Benutzerkennung und/oder einem Passwort anmelden. Diese Angaben werden mit den Fakten auf dem Information-Rights-Management-Server verglichen. Im Falle einer Einstimmigkeit wird diesem Benutzer der Zugriff gegeben.

Für die Erteilung von Berechtigungen gibt es, wie bereits erklärt, mehrere Optionen.
Hierzu gehören Templates, die von dem Autor des Dokuments vordefiniert werden oder über wesentlich definierte Sicherheitsrichtlinien.

Nutzen und Grenzen des Information-Rights-Management

Die Integration von Information-Rights-Management bringt den Firmen deutlich mehr Schutz und Vorteil als alternative IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.

Einerseits bieten Information-Rights-Management-Lösungen eine vollständige und permanente Zugriffssteuerung über den gesamten Kreislauf der Geschäftsinformationen. Andererseits kann ein fortlaufender Informationsschutz im Zuge von flexibel veränderbaren Zugriffsberechtigungen sichergestellt werden.

Darüber hinaus können Unternehmen mit einem gut aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Vielzahl anderer Bedrohungen antreffen:

Dazu zählen:

• Internetangriffe: Internetangriffe zählen, laut dem Risikobarometers der Allianz, zu den bedeutendsten Geschäftsrisiken auf der ganzen Welt. Durch den Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung laufen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle hinsichtlich Verschlüsselung keinen Zugang zu privaten Geschäftsinformationen erhalten.

• wirtschaftliche Schäden: Durch Datendiebstahl, Spionage und Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, laut Bitkom, aktuell ein jährlicher Gesamtschaden von 223 Milliarden Euro. Durch den Einsatz einer vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen wirtschaftliche Schäden verhindern.

• Vertrauens- und Reputationsverlust: Werden IT-Sicherheitsverletzungen und Datenschutzvorfälle publik bekannt, müssen Firmen mit Reputationsverlusten rechnen, die von negativer Medienberichterstattung abstammen können. So sorgten im letzten Jahr bekanntgewordene Datenlecks bei Facebook oder LinkedIn für Furore. Mit dem Gebrauch einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen und vertraulichen Geschäftsinformation gewährleisten, unabhängig von der Vielzahl von Kopien und den Medien, wo sie gespeichert sind.

Trotz der unzähligen Pluspunkte die Information-Rights-Management-Systeme haben, können sie die Unternehmen weder vor analogen Bedrohungen sowie Attacken, etwa dem Abfotografieren des Bildschirmes oder etwa der Weitergabe eines gedruckten Dokuments, noch vor Angriffen, bei denen die Persönlichkeit eines Anwenders übernommen wurde, schützen.

Fazit:

Information-Rights-Management-Lösungen erlangen angesichts der heutigen Bedrohungslage immer mehr an Relevanz.

Mittlerweile gibt es eine Reihe bekannter Hersteller, die mit modernen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Allen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection. Microsoft Azure Information Protection ist bereits in allen Microsoft-Tools integriert und lässt sich bequem mit einem Mausklick aktivieren.

Möchten auch Sie Ihre privaten Geschäftsgeheimnisse mit einer zuverlässigen Information-Rights-Management-Lösung schützen? Oder haben Sie noch Unklarheiten zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Kontaktieren Sie uns!