Formulare für unbegrenzte Möglichkeiten: Das alles kann Microsoft Forms

Eine Befragung zur Zufriedenheit der Kunden, ein Arbeitnehmer-Quiz anlässlich des Firmenjubiläums oder aber die Abfrage von Essensvorlieben für ein Fest: Immerzu öfter begegnen einem im (Arbeits-) Alltag leicht verständliche oder aber ebenfalls umfangreiche Befragungen. Ein mögliches Tool für die Generierung solcher Umfragen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich verschiedenste Quiz, Fragebögen und Tests erstellen plus auswerten. Jene Daten können am Ende bei Bedarf in Microsoft Excel transportiert und dort weiterbearbeitet werden.

Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Service, der es Benutzern erlaubt, Formulare zu generieren, auszufüllen wie auch zu analysieren. Forms kann für eine Menge von Zwecken genutzt werden, zum Beispiel um eine Befragung zur Kundenzufriedenheit durchzuführen, einen Test zu erstellen oder Feedback von Kollegen zu sammeln. Ein typischer Verwendungszweck ist darüber hinaus die wissenschaftliche Datenerhebung im Kontext einer Abschlussarbeit oder zu vergleichbaren akademischen Zwecken.

Microsoft Forms ist eine leicht verständliche, trotzdem leistungsstarke Umfrage- und Formular-Erstellungs-App, die in Office 365 inkludiert ist. Es ist ein großartiges Tool für kleinere Firmen, die simple Befragungen und Formulare erstellen wollen, ohne hierfür ein externes Programm erwerben zu müssen. Dieses Tool steht allen Kunden von Office 365 Education sowie sämtlichen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden plus ebenso generell jeglichen Benutzern mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) kostenlos bereit. Um das Werkzeug nutzen zu können, muss man sich lediglich auf der Website forms.office.com registrieren – im Nu kann man mit der Erstellung von Befragungen, Testverfahren sowie Abstimmungen loslegen!

Forms überzeugt durch eine nachvollziehbare Usability und liefert eine Vielzahl von Layouts und Umfrage-Vorlagen mit, die kostenfrei genutzt werden können. Nach der Erstellung einer Befragung kann man via Link andere auffordern, an der Befragung teilzunehmen – was mit beinahe jedem Internetbrowser sowie mobilen Gerät möglich ist. Microsoft Forms liefert zudem integrierte Untersuchungen zur Auswertung der bekommenen Antworten plus gestattet einen Datenexport zu Excel zur weiteren Verarbeitung.

Microsoft Forms: Die Stärken des Tools

Für alle Kunden der Microsoft-Welt bietet Forms einen enormen Pluspunkt: Die Fragebögen sind stufenlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint sowie Co. So können beispielsweise interne Befragungen direkt in der Teams App beantwortet werden in den entsprechenden Räumen, wo sie benötigt werden.

Mit Forms lassen sich alle erhobenen Daten in Sekundenschnelle in Form von Echtzeitdiagrammen darstellen – auf diese Weise kann man seine Ergebnisse ebenso optisch optimal analysieren sowie die Erkenntnisse weiternutzen, um sie zu zeigen, in Meldungen einzufügen, auf der Internetseite einzubinden, etc.. Darüber hinaus ist Microsoft Forms in der Position, automatische Berichte zu generieren – wirklich clever! Auf diese Weise lassen sich aus den theoretischen Befunden unmittelbar Maßnahmen folgern sowie Schlussfolgerungen ziehen.

Welche Schwächen hat Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist zwar kostenfrei, hat jedoch eine Beschränkung im Umfang. Somit können Nutzer mit Office 365 für Einrichtungen und Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formulare erstellen, bei welchen jedes Formular bis zu 50.000 Stellungsnahmen erhalten kann. Die aber, die Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) benutzen, können ebenso bis zu 200 Formulare erstellen, hier kann jedes Formular aber wesentlich weniger Antworten haben: Bei gebührenpflichtigen Accounts sind es bis zu 1.000 Antworten; bei kostenlosen Accounts lediglich bis zu 200 Stellungsnahmen.

In den meisten Fällen dürfte dies reichen – allerdings ist es ärgerlich, schon reichlich Mühe in eine Umfrage investiert zu haben, um dann herauszufinden, dass die Möglichkeiten zur Antwort keinesfalls ausreichend sind und man in einem anderen Tool von vorn anfangen muss… Tipp für alle, welche regulär Forms einsetzen: Um „Platz“ für Antworten einzusparen, kann man einfach bestehende Antworten vergangener Umfragen in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren und diese anschließend aus der Umfrage löschen.

Weitere Schwächen von Microsoft Forms: Die Umfragen sind bloß eingeschränkt wandlungsfähig und es stehen keine optionalen Features bereit. Außerdem gibt es eine begrenzte Anzahl an Fragen und Antwortmöglichkeiten.

Die besten Microsoft Forms Alternativen

Anbieter von Umfrage- sowie Befragungstools gibt es wie Sand am Meer. Microsoft Forms ist da nur eines von vielen. Die Konkurrenz ist demzufolge groß. Zu den am häufigsten verwendeten Methoden zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll wie auch Google Forms.

Während der Funktionsumfang bei sämtlichen Programmen ziemlich ähnlich ist, unterscheiden sich die Preise enorm! Von kostenfrei bis mehreren hundert Euro im Monat ist absolut alles vorhanden. Hat man gar keine besonderen Bedingungen, genügen kostenlose Methoden wie Microsoft Forms definitiv aus – erst wenn es besonders wird, ist ein prüfender Blick nötig. Aber sofern es nicht notwendig ist, ist unser Rat: Sparen Sie sich den mitunter mühsamen Pfad durch einen Software-Dschungel.

Ist Microsoft Forms DSGVO-konform?

Alle Daten aus den Umfragen, die durch Microsoft Forms gemacht und gesammelt werden, sind auf Servern in den USA und Europa gespeichert. Für sämtliche Nutzer, die ihren Standort in Europa haben, werden einzig europäische Rechenzentren genutzt, um der DSGVO Rechnung zu tragen. Die Übermittlung der Daten erfolgt lediglich verschlüsselt.

Dementsprechend kann man sagen: Ja, eine DSGVO-konforme Verwendung von Microsoft Forms ist möglich. Allerdings ist zu beachten, dass es bei Microsoft Forms nicht möglich ist, dass ein Admin zentrale Compliance- und Sicherheits-Einstellungen durchführt, sondern vielmehr hat der Verfasser jeder Umfrage selbst die Verantwortung, seine Befragung DSGVO-konform zu erstellen.

Im Allgemeinen sollten bei einer Umfrage bloß wirklich nötige Daten erhoben werden – personenbezogene Daten, besonders sensibler Herkunft, haben dort nichts zu suchen! Ansonsten ist ebenfalls bei anonymisierten Befragungen auf das zu achten, dass keinerlei Rückschlüsse zu der jeweiligen Person denkbar sind – führt man beispielsweise eine Umfrage in einem kleineren Kollektiv durch, in welchem es nur zwei Männer gibt, so könnte eine Anonymität ggfs. nicht garantiert werden, sodass die Fragestellung nach Gender entsprechend ausgelassen werden müsste.

Zudem ist wichtig zu wissen, dass beim Aufruf einer Befragung, die mittels Microsoft Forms erstellt wurde, im Vorfeld Daten erfasst werden, zum Beispiel die IP-Adresse, bei welcher es sich laut DSGVO um ein personenbezogenes Datum dreht. Bedauerlicherweise bietet Microsoft gegenwärtig kein Consent-Management an, das eine Ermächtigung zum Platzieren der Cookies einholt – dabei nutzt das Tool eine ganze Menge von Cookies! Möchte man das Tool DSGVO-zuverlässig nutzen, muss man demzufolge hinsichtlich der Cookies sowie dem Consent-Management selbst Hand anlegen.

Tipp: Des Weiteren sollte ein zuverlässiger Datenschutzhinweis beim Beginn der Befragung auftreten. Die allererste Frage sollte eine Ermächtigung der Personen einholen sowie in etwa folgendermaßen lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende explizit „Ja“ sagt, sollte die Umfrage eigentlich beginnen.