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Das Papierlose Büro

16. September 2020 | geschrieben von: Dirk Olejnik

Was kann ein modernes DMS System wirklich!

Sind Sie auch schon einmal bei der Suche in den verschiedensten Ordnern und Orten nach wichtigen Dokumenten verzweifelt?

Dann Wissen Sie, wie viel Zeit und Energie mit einem papierbasiertem Ablagesystem verschwendet wird.

Dieses Thema kann der Vergangenheit angehören!

Mit der Einführung eines DMS Systems (Dokumenten Management System) und den passenden Prozessen gehört das Suchen von Belegen und Dokumenten der Vergangenheit an.

Der Mythos

  • Ist ein papierloses Büro möglich und wenn ja was muss ich tun?
  • Ist ein papierloses Büro überhaupt erstrebenswert?
  • Ist das nicht teuer?
  • Ist das nicht ein Risiko-Projekt?
  • Spare ich wirklich Zeit?

Was benötigt man für die Digitalisierung des Büros

  • Klar formulierte Anforderungen.
  • Ein Ziel und eine Zielvorstellung des Systems.
  • Arbeiten oder Arbeitspakete (Prozesse) die man verbessern kann oder
  • die aktuell nicht gut „laufen“.
  • Die Unterstützung aller beteiligten, Mitarbeiter, Dienstleister,…
  • Erfahrung und ein „offenes“ Ohr für Ihre Wünsche
  • Ein freier Geist mit der Sicht auf Möglichkeiten.

Was muss man beachten?

Prozessanalyse

Bevor eine Umsetzung geplant wird nehmen wir alle Prozesse, die wir digitalisieren auf und dokumentieren
diese vollumfänglich.


Sie erklären uns Ihre Wünsche und wir zeigen Ihnen wie wir das digitalisieren.


Bevor wir etwas umsetzen besprechen wir jeden Schritt der Arbeitsabläufe.

Technik

  • Möchten Sie mobil Arbeiten?
  • Ist Ihre IT in der Cloud oder lokal installiert?
  • Haben Sie ein schnellen Internetanschluss?
  • Wie Innovativ ist Ihre IT Abteilung / Ihr IT
  • Dienstleister?
  • Möchten Sie Mobiles Arbeiten/HomeOffice anbieten?
  • Möchten Sie Belege automatisch mit Ihrem
  • Steuerberater austauschen?

Menschen

  • Wird eine Verhaltensänderung notwendig?
  • Wieviel Prozent der Mitarbeiter lehnen Veränderungen ab?
  • Wie reagieren die Mitarbeiter auf Veränderung?

Rechtliche Grundlagen

  • Verfahrensdokumentation
  • DSGVO
  • GoBD
  • Rechtssicherheit
  • Digitales Archiv

Die Kosten

Der Start eines solchen Projektes ist der wichtigste Schritt. Bevor man mit der Umsetzung beginnt, müssen Projektkosten, Möglichkeiten und Ziele klar definiert sein.


Darum wird von uns ein Lasten-/Pflichtenheft (wir nennen das Konfigurationsentwicklung) erstellt.
Darin werden alle Prozesse beschrieben, gezeichnet und geprüft. Dies ist die Zieldefinition und der Umsetzungsplan.


Hier wir ein Projektpreis in Form eines Angebotes erstellt. Alle benötigten Softwaremodule und Entwicklungen werden aufgeführt. Ein Fördermittelantrag kann erstellt werden.


Dies umfasst Arbeiten im Wert von 1-2000€ die nur zur Abrechnung kommen wenn das Projekt nicht durch uns durchgeführt wird.

Fördermittel

Wäre es für Sie interessant, wenn das Land oder der Bund einen solchen Schritt in die Zukunft finanziell unterstützt?


Wir unterstützen Sie bei der Auswahl und der Dokumentation von Anfang bis Ende.

Fazit

• Ist ein papierloses Büro möglich und wenn ja was muss ich tun?
• Ja das ist möglich und wir können mit Ihnen diesen Weg gehen.


• Ist ein papierloses Büro überhaupt erstrebenswert?
• Ja: Mobiles Arbeiten / HomeOffice und einhalten von Skontofristen schnelles finden von Dokumenten und verbesserte Übersicht


• Ist das nicht teuer?
• Nein. Ab dem 1. Tag sparen Sie Zeit und Geld. Fördermittel halbieren die
Umsetzungskosten.


• Ist das nicht ein Risiko-Projekt?
• Mit uns nicht.


• Spare ich wirklich Zeit?
• Unserer Erfahrung nach ca. 45 Minuten pro Mitarbeiter pro Tag.


• Ja ein papierloses Büro ist möglich.

Übrigens sind solche Projekte Förderfähig. Interesse geweckt? Kostenlose Erstberatung noch heute vereinbaren!

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