Aufgabenplaner 2.0: Das alles kann Microsoft To-Do

Milch einkaufen, Geburtstagspräsent für Anne besorgen, Rechnung Stadtwerke begleichen, Produktangebot Musterfirma versenden – bis Dienstag! Unser Alltag wimmelt von zu erledigenden Aufgaben, welche es im Gedächtnis zu bewahren gilt. Um dabei nichts Elementare zu vergessen, eignen sich intelligente Todo-Listen oder bunte Klebezettel, auf welchen wir alle offenen Tasks niederschreiben können. Wer es eher digital mag, dem stehen eine ganze Menge von „Todo-Listen-Apps“ bereit. Wir schauen uns nun die Lösung Microsoft To-Do einmal im Detail an – und vergleichen sie mit dem größten Mitbewerber Todoist.

In dieser komplexen Welt, welche ständig sowie überall unsere Beachtung fordert, erscheint es quasi ausgeschlossen, sich alles einprägen zu können. Die Möglichkeit, um Ordnung in dieses Durcheinander zu bringen: Todos erfassen sowie untereinander in Listenform sammeln – parat, erledigt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz herkömmlich auf dem Papierblatt in einem Notizblock oder online anlegen. Wer die Todo-Listen von unterschiedlichen Devices aus ansehen sowie ausführen können möchte, dem seien Todo-Listen-Apps angeraten. Jene Werkzeuge helfen dabei, keine Aufgabe mehr zu vergessen und versprechen mehr Produktivität und Organisation im Alltag.

Aus psychologischer Sicht ist es immens hilfreich, überfällige Angelegenheiten aufzuschreiben – denn so können wir den Gedankengang vorerst vergessen und uns mit mehr Fokussierung und ganzer Aufmerksamkeit unserer aktuellen Aufgabe hingeben, statt simultan zu versuchen, zig Punkte im Hinterkopf zu behalten. Einmal in einer Todo-Liste gespeichert, ist es deshalb, als wenn wir im Task-Manager unseres Gehirns unnütze Vorgänge abhaken und auf diese Weise unsere Arbeitsspeicher-Kraft verbessern. Gleichzeitig hat das Abhaken von Aufzählungen auf einer Todo-Auflistung natürlich ein äußerst befriedigendes Gefühl! Es bringt Transparenz, lässt uns erfolgreich fühlen und motiviert uns, die kommenden Aufgaben mit Elan anzugreifen.

Microsoft To-Do: Was kann die App?

„Wunderlist“ galt für lange Zeit als das beste Werkzeug rund um Todo-Listen. Doch inzwischen ist die Anwendung nicht mehr verfügbar. Die Ursache: Microsoft kaufte die App auf und ließ das Wissen der Lösung in die eigene To-Do-Listen-Lösung integrieren.

Microsoft To-Do ist ein nützliches Tool, welches einem hierbei hilft, Tasks zu organisieren und zu priorisieren. To-Do ist ebenso nützlich, um Termine sowie Hinweise zu generieren. Es gibt eine Software-Lösung für den Browser, als native Windows- und macOS-Anwendung sowie als App (Android und iOS).

Im Rahmen von Microsoft To-Do lassen sich ganz einfach Aufgaben einrichten und abhaken. Um ebenso im Team gemeinsam arbeiten zu können, kann man den Tasks ebenfalls Bearbeiter zuordnen. Des Weiteren kann man Tasks nach Relevanz, Erstellungsdatum oder anderweitigen Kriterien ordnen. Für bestmöglichen Standard lassen sich auch Notizen und Anhänge an Tasks heften. Natürlich ist es ebenso möglich, Tasks mit Deadlines zu versehen und sich Hinweise einzustellen. In einer Liste werden einem übersichtlich alle Todos dargestellt – für einen noch verbesserten Gesamtüberblick kann man jene anhand von Kategorien bündeln wie auch sortieren.

Vorteile von Microsoft To-Do:

• Einfache Einbindung in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
• Kostenlos für alle Inhaber eines Microsoft-Zugangs
• Automatische Synchronisation von Aufgaben über das Office 365-Konto (wenn notwendig)
• Apps für alle Gerätschaften & Betriebssysteme verfügbar

Schwächen von Microsoft To-Do:

• Mehrere Konten werden unterstützt, können aber nicht vereinheitlicht werden (d. h. man muss zwischen den Konten wechseln)
• Das Sharen von Listen zwischen persönlichen Konten und Businesskonten wird nicht akzeptiert
• Bei vielen Aufgaben kann man die Übersicht verlieren

Microsoft To-Do im Vergleich zu Todoist

Todoist wurde exakt wie Microsoft To-Do entwickelt, um Tasks übersichtlich im Auge zu behalten sowie diese effizient ausführen zu können. In der Funktionalität sind die zwei Tools sehr ähnlich – Todos anlegen, Hinweise einrichten, Fälligkeitsdatum angeben, Prios setzen, Kommentare schreiben und Co. sind in beiden Tools gleichermaßen möglich.

Im Gegensatz zu To-Do ist Todoist allerdings nicht vollständig kostenlos. Es gibt eine kostenlose Ausführung, dennoch können in jener gratis Version keinerlei Anmerkungen dazugefügt werden – das ist bloß in der kostenpflichtigen Premium-Ausführung machbar. Wer also den identischen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben möchte, muss bei Todoist zahlen. Hierfür bekommt er dann jedoch auch eine – wie einige Nutzer finden – bisschen modernere Benutzeroberfläche, wenngleich dies selbstverständlich immer eine Geschmacksfrage ist.

Weiterer Nachteil für Todoist im Unterschied zu To-Do: Es gibt kaum so nahtlose Integrationsoptionen in bestehende Microsoft-Programme wie Outlook. Wer sowieso bereits Microsoft-Office-Produkte im Gebrauch hat, für den ist To-Do deshalb empfehlenswert. Und wer mit To-Do an die eigenen Limitierungen stößt, für den ist nicht Todoist eine mögliche Option, sondern eher das Tool Microsoft Planner, da Todoist von der Funktionsvielfalt nicht mehr offeriert als To-Do, auch wenn es kostenpflichtig ist.

Andere Lösungen zu Microsoft To-Do oder Todoist sind zum Beispiel die Tools „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ sowie „Trello“.

DSGVO & Microsoft To-Do: Ist Microsoft To-Do datenschutzkonform?

Wer über den Gebrauch von Microsoft To-Do als Aufgabenplaner nachdenkt und schon Microsoft 365 nutzt, hat sich sicherlich schon mit den hiermit einhergehenden Datenschutzherausforderungen befasst. Denn: Der Einsatz von Microsoft 365 ist per se erstmal nicht DSGVO-konform! Es besteht somit Bedarf zu handeln, um den Arbeitseinsatz nach europäischem Recht sicher sowie von Rechts wegen valide zu machen. Firmen, welche 365-Abonnenten sind und dies noch nicht getan haben, müssen es also schnellstmöglich nachholen. Was im Detail zu unternehmen ist? Eine Risikobewertung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Abstimmung mit der Compliance Abteilung und eine strikte Angleichung des Dienstes seitens der IT (Abschalten aller nicht dringend notwendiger Services sowie sämtlicher Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden).

Wer bereits seine Hausarbeiten gemacht hat, der kann beim Gebrauch von To-Do beruhigt aufatmen: Microsoft To-Do verwendet „Exchange Online“ zur Speicherung und Synchronisierung der Daten und selbige liegen auf deutschen Servern. Heißt konkret: Bei Verwendung von Microsoft To-Do werden sämtliche Angelegenheiten in einem Exchange Online-Postfach gesammelt, indem zum Beispiel ebenso Mails und Kontakte liegen. Für einen Datenschutz ist dies gut, dass für Exchange bereits vielfältige Compliance- wie auch Sicherheitsregeln gelten angesichts des Datenverkehrs.

Die Datenübertragung findet bei To-Do im Übrigen bloß verschlüsselt statt. Ein minimales Restrisiko dafür, dass womöglich personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet werden, bleibt allerdings bestehen beim Einsatz von To-Do – dagegen schafft nur Abhilfe, äußerst wenig bzw. im idealen Fall keinerlei sensible Daten in der Task-Management-Anwendung zu sichern.