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Mehr als nur Tabellen: Wofür lässt sich Microsoft Excel nutzen?

26. April 2022 | geschrieben von: Tobias Jörke

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von der Firma Microsoft kennt wahrscheinlich jeder, welcher ab und zu einen Computer benutzt. Doch obgleich Excel extrem bekannt ist, überblicken die Meisten nur einen Bruchteil der Funktionen des umfangreichen Tools. Denn Excel könnte wesentlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir beleuchten, was hinter diesem Allround-Talent an Software steckt.

Excel: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Excel im Überblick

Zuallererst mal muss man über Excel wissen, dass die Software dazu dient, Tabellen zu erstellen. Es wird also primär dafür eingesetzt, Datenmaterial nützlich zu verzeichnen und zu sichern – beispielsweise Kundenlisten mit Vornamen, Nachnamen, Telefonnummern etc. Um solche Daten möglichst strukturiert und fürs Auge attraktiv aufbereiten zu können, bietet Excel übrigens verschiedene kostenlose Vorlagen.

Excel eignet sich indes nicht bloß für ebendiese Dateneingabe sowie die visuelle Aufbereitung jener Daten, nein. Geht man über jene Ebene hinaus, wird Excel gerade so richtig spannend: Das Tabellenkalkulationsprogramm ist insofern auch in der Position, Daten systematisch zu analysieren, zu ordnen und auszuwerten – Funktionen, welche unzählige Anwender bereits nicht mehr gebrauchen:

·       Excel kann unter Einsatz der eingetippten Daten Kalkulationen anstellen.
·       Excel kann Daten in überschaubare Diagramme sowie Grafiken verwandeln.
·       Excel hilft, definierte Zielgrößen und Zeiträume im Blick zu bewahren.
·       Excel liefert Prognosen auf Basis bisheriger Resultate ab.

Kurzum: Excel ist äußerst einflussreich und extrem schlau. Und sogar wenn dieses Computerprogramm bereits alt ist (erstmals auf dem Markt erschienen ist es schon 1987), wird es kontinuierlich fortentwickelt. Als Teil der Office-Produktpalette gehört es nebst dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word sowie dem E-Mail-Client Outlook zu den wesentlichsten Produkten der Firma Microsoft. Inzwischen ist Excel selbstverständlich auch Bestandteil der Microsoft-Office-365-Familie und nicht mehr ausschließlich für Windows verfügbar, sondern auch für macOS sowie als mobile Anwendung für Smartphones wie auch Tablets (Android, iOS, Windows Phone).

Hinweis: Durch die Excel App lassen sich ziemlich einfach Tabellen, die gedruckt vor einem liegen, scannen. Einfach ein Photo machen und schon hat man alle Angaben der abfotografierten Tabelle digitalisiert in Gestalt einer Excel-Tabelle parat. Sehr praktisch und zeitsparend!

Welche Bereiche innerhalb einer Firma arbeiten wie mit Excel?

Wegen der vielfältigen Features kann Excel im Wesentlichen in sämtlichen Bereichen eines Gewerbes sinnvoll eingesetzt werden. Es bewährt sich zum Beispiel optimal hierzu, To-Do-Listen zu notieren, die nützlich sind, den Durchblick über offene Tasks zu behalten. Wer etwas tiefer ins Projektmanagement einsteigen möchte, kann mithilfe von Excel gleichfalls Zeitpläne erstellen, um Projektphasen zu visualisieren, Meilensteine zu bestimmen wie auch die Dauer von Leistungen zu berechnen. Oder wie sei es, einen individuellen Jahresweiser zu erstellen, in welchem alle für das Kollektiv wesentlichen Arbeitstermine sowie Daten eingetragen sind? Tipp: Wer in Excel unter „Weitere Vorlagen“ nach dem Stichwort „Kalender“ recherchiert, erhält zahlreiche kostenfreie Kalender-Vorlagen.

Ebenfalls ein sehr beliebter Gebrauchszweck von Excel: Zeiterfassung. Von der einfachen tabellarischen Gliederung geleisteter Stunden über die automatisierte Summierung und Darstellung von Überstunden bis hin zur Generierung komplexer Schichtpläne ist alles realisierbar. Auch für die Zeiterfassung sind online viele Excel-Vorlagen kostenlos verfügbar, welche als Grundlage für die individuelle Zeiterfassung dienen können.

In Konstellation mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich via Excel zudem Serienbriefe schlau gestalten: Einfach den Text in Word schreiben und die Adressdaten aller Empfänger in Excel speichern. Jetzt noch beides zusammen verbinden und ab an den Drucker schicken – somit lässt sich jeglicher Brief mit einer persönlichen Adresse sowie Anrede versehen, ganz ohne diese Werte in jedem Brief manuell eintragen zu müssen. Dies gelingt in Verbindung mit Microsoft Outlook übrigens auch als Serien-E-Mail.

Wer in einem inländischen Unternehmen in der Buchhaltung tätig ist, wird bestimmt mehrfach mit Excel in Kontakt gelangen. Weil das Programm besitzt im Grunde alles, was man als Buchhalter braucht: Es lassen sich Einnahmenüberschussrechnungen erstellen und sowohl die einfache wie auch die zweifache Buchhaltung mit Haben und Soll perfekt darstellen.

Nebst der Buchführung wird Excel auch von einigen Entwicklern in der Informationstechnik genutzt: Anhand der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XLM-Makros kann man Abläufe automatisieren und auf Basis von Excel eigene Funktionen codieren. Gleichzeitig kann man das Tabellenprogramm gleichfalls für simple Anforderungen als Verzeichnis nutzen.

Excel: Die Software der tausend Möglichkeiten

Excel lohnt sich spitze für die Dateneingabe, die Analyse jener Daten, für mathematische und statistische Berechnungen sowie zur visuellen Aufbereitung von Daten und Zahlen in Form von Diagrammen & Co. Das macht die Computersoftware Excel zu jenem wahren Allround-Talent, welches nicht bloß im Unternehmensumfeld, sondern auch im Privaten zahlreiche durchdachte Einsatzoptionen offeriert. Man denke nur an Einkaufslisten, To-Do-Listen für die ganze Familienbande, die private Buchführung oder an Gästelisten für die Hochzeit – Excel hilft auch im privaten Alltag beachtlich, sich zu verwalten und Planungen anzustellen.

Insofern wundert es nicht, dass der Klassiker in der Softwarewelt ebenso heute noch dermaßen gefragt ist, wie auch am Anfang – auch wenn jeder Excel-Nutzer recht sicher bereits öfter als einmal geflucht hat, angesichts der Tatsache, dass er in diesem mächtigen Tool nicht die Funktion gefunden hat, die dieser sucht. Aber hierfür existieren ja glücklicherweise Internet Suchmaschinen: Einmal eingetippt „Wie kann ich in Excel…?“ gelangt man auf unzählige wertvolle Blogs sowie Video-Tutorials zu jedem erdenklichen Excel-Thema.

Möchten auch Sie Excel in Ihrem Unternehmen nutzen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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