Hotline: +49 (07141) 141 26-112
Hotline-Mail: help@sigma-it.de

DocuWare 6

Viele elektronische Lösungen gewährleisten keinen reibungsfreien Informationsfluss. Buchhaltungssoftware und die Systeme der Fachabteilungen kommunizieren nicht miteinander. Nicht alle Belege werden revisionssicher und allen Richtlinien konform archiviert. Mitarbeiter einzelner Abteilungen können nur auf die Daten ihres Fachsystems zugreifen. Keiner hat den Überblick. Der Kundenservice sieht etwa nicht auf seinem Monitor, ob eine Rechnung schon gestellt wurde. Dem Vertrieb liegen Kundenakten nur unvollständig vor. E-Mails sind in vielen Unternehmen regelrecht Privatbesitz.

Mit DocuWare ist das anders: Autorisierte Mitarbeiter können weltweit über den zentralen Dokumenten-Pool auf alle Dokumente zugreifen. Über zertifizierte Schnittstellen lässt sich DocuWare in Drittsysteme einbinden. Auch sonst ist die Integration einfach - basiert DocuWare doch auf einer offenen SOA-konformen Plattform.

Umgesetze Projekte der Sigma-IT GmbH

Buchhaltung

Im Rechnungswesen fallen aufgrund wirtschaftlicher und gesetzlicher Anforderungen große Mengen an aufbewahrungspflichtigen Dokumenten an. Die systematische Ablage der Unterlagen ohne ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kostet viel Zeit und viel Platz. Auch die Recherche nach Dokumenten ist oft sehr zeitraubend, wenn Belege ausgelagert oder falsch eingeordnet sind.

Projekte im Bereich der Buchhaltung umfassen fast immer die Rechnungsfreigabe und Archivierung der Eingangspost. Einhergehend mit den Anforderungen ist in allen Projekten ein Workflow umgesetzt. Ferner wurden immer Integrationen in Fremdapplikationen z.B. ERP-Systeme geschaffen. Daher  ist auch die Eigenbelegablage oft schon zum Start eines Projektes umgesetzt worden.

Vertrieb

Nur ein gut informierter Vertriebsmitarbeiter kann beim Kunden souverän agieren und Vertrauen aufbauen. Die Verfügbarkeit von Belegen oder Marketingunterlagen spielt eine große Rolle und sollte eine Selbstverständlichkeit sein. In der Praxis jedoch fehlen oft relevante Informationen.

Ablage und Versionierung von Unterlagen sowie der schnelle und einfache Zugriff auf Belege, auch wenn diese noch von anderen Benutzern bearbeitet werden, sind die in vielen Projekten umgesetzte Anforderung.

Personalwesen/Geschäftsleitung

Lebenslauf, Vertrag, Versetzungsschreiben, Zeugnis, Spesenbeleg, Urlaubsantrag – in der Personalabteilung fallen riesige Mengen an Papierbelegen an. Die Mitarbeiter stehen vor einer großen Herausforderung: Alle Dokumente müssen schnell, vertraulich und absolut zuverlässig bearbeitet, archiviert und wieder gefunden werden.

Die Sigma-IT GmbH hat auch für diese Anforderungen bereits mehrere Kundenprojekte umgesetzt. Diese Anforderungen unterscheiden sich so stark dass keine Pauschallösungen sondern immer nur individuell angepasste Rechtesysteme umgesetzt werden können. Hierzu wird immer ein detailliertes Lasten-/Pflichtenheft erstellt um der Komplexität angemessen zu begegnen und das implementierte System nachvollziehbar zu gestalten.